Ondernemers kunnen kiezen om Office programma’s los aan te schaffen, of een abonnement af te nemen via Microsoft 365. Voor de meeste ondernemers is een aanschaf via Microsoft 365 aan te raden. In dit artikel beschrijven wij de verschillen, en specifiek de voordelen van het Microsoft 365 platform.

Wat zijn de verschillen?

De programma’s van Microsoft Office zullen iedereen bekend zijn. Binnen nagenoeg elke MKB onderneming wordt Outlook gebruikt voor mail en agenda’s, worden er documenten met Word gemaakt, spreadsheets met Excel, en presentaties met PowerPoint.

Deze programma’s kunnen los of in een bundel aangeschaft worden waarbij eenmalig een bedrag betaald wordt. Met de aanschaf zijn de programma’s te gebruiken op één computer, maar zijn geen updates inbegrepen. Wanneer er een nieuwe versie uitgebracht wordt moet het pakket opnieuw gekocht en geïnstalleerd worden.

Het alternatief is aanschaf via Microsoft 365, een abonnement waarmee deze programma’s gebruikt kunnen worden. Bij het Microsoft 365 abonnement zijn de programma’s per gebruiker op vijf apparaten te gebruiken (computers, tablets en mobiele telefoons). Updates zijn hier ook bij inbegrepen zodat de nieuwste versie altijd beschikbaar is.

Hierbij moet vermeld worden dat een vergelijking tussen de twee moeilijk is omdat Microsoft 365 naast de programma’s veel meer biedt, zoals (online) opslag en synchronisatie, tools voor samenwerking met collega’s en relaties, chat en videobellen met Teams, en meer. Er zijn een aantal verschillende pakketten binnen Microsoft 365, in dit artikel behandelen wij alleen de Business en Enterprise abonnementen.

Office los aanschaffen?

Er zijn situaties waar een losse aanschaf aan te raden is, of zelfs nodig is. Door het los aanschaffen van Office is er meer controle over de specifieke versie van de geïnstalleerde applicaties. Afhankelijk van het updatebeleid kan er hierdoor meer garantie gegeven worden dat bepaalde programma’s of combinaties van programma’s die met Office zijn geïntegreerd het zullen blijven doen. Dit kan belangrijk zijn als een bepaald bedrijfsproces afhankelijk is van een externe dienst of partij die wel een integratie heeft met de ouderwetse Office, maar nog niet met de Office programma’s die via Microsoft 365 worden geleverd. Gelukkig wordt deze situatie steeds zeldzamer.

Wanneer er voor een kleine groep gebruikers Office nodig is, het verwacht wordt dat zij niet of nauwelijks bestanden onderling of met relaties zullen delen, en de programma’s ook niet buiten een vaste werkplek nodig hebben, dan is een losse aanschaf te overwegen. Wanneer een computer losgekoppeld nooit toegang heeft tot internet is een losse aanschaf zelfs nodig omdat Microsoft 365 via internet een maandelijkse controle doet op de geldigheid van de licentie.

Wat zijn de voordelen van Microsoft 365?

Naast de bekende programma’s en hierboven genoemde diensten zijn er meer mogelijkheden binnen het platform. Zo kan Microsoft Forms gebruikt worden om enquêtes, vragenlijsten en andere formulieren maken en de inzendingen direct beschikbaar te krijgen. Met Sway kunnen presentaties en nieuwsbrieven gemaakt worden. Medewerkers kunnen inzicht krijgen in productiviteit en werk-privé balans door gebruik van MyAnalytics. En met Power Automate kunnen processen door medewerkers zelf geautomatiseerd worden.

De cloud-omgeving kan ook gekoppeld worden aan een intern bedrijfsnetwerk waardoor het beheer eenvoudiger wordt. Zo kunnen er automatisch handelingen worden uitgevoerd wanneer er nieuwe medewerkers worden aangenomen, of medewerkers het bedrijf verlaten.

Bij het afnemen van het Microsoft 365 abonnement worden automatische updates ook beschikbaar gesteld. Het gaat hier niet alleen over veiligheidsupdates, maar ook over verbeteringen en toegevoegde functionaliteiten, zoals bij voorbeeld de nieuwe XLOOKUP functie van Excel.

Deze updates worden standaard ook automatisch uitgevoerd samen met de updates van Windows zelf, zodat de beheerders of gebruikers daar geen aandacht aan hoeven te besteden.

Conclusie

Het is duidelijk dat Microsoft graag wil dat zo min mogelijk gebruik wordt gemaakt van de losse Office programma’s, en dat alles zo veel mogelijk vanuit Microsoft 365 wordt gebruikt. Dit zien wij terug in de beperkingen die worden opgelegd aan de losse aanschaf door bij voorbeeld het gebrek aan updates.

Daarnaast biedt een Microsoft 365 abonnement meer opties, vooral bij het online (samen) werken. Met Exchange/Outlook is er een robuuste email oplossing, en Sharepoint, OneDrive en Teams kan er zowel binnen als tussen bedrijven samen gewerkt worden met uitgebreide mogelijkheden voor bestands­uitwisseling, video­conferencing en project­management. Ook voor de integratie met bedrijfsnetwerken, of tussen cloud diensten biedt het Microsoft 365 meer mogelijkheden.

Door dit raden wij de meeste mkb’ers aan om gebruik te maken van Microsoft 365, en slechts bij uitzondering om Office programma’s los aan te schaffen.