Microsoft Forms is een web-based tool om eenvoudig enquêtes, toetsen, peilingen en andere formulieren mee te maken. Door de integratie met het Microsoft 365 platform is het ook mogelijk om ingezonden data direct in andere systemen te verwerken. In dit artikel beschrijven wij de mogelijkheden van deze dienst.

Forms bestaat al sinds 2016 maar is nog steeds een relatief onbekende dienst binnen het Microsoft 365 platform. Dit zal voor een deel komen doordat het oorspronkelijk alleen beschikbaar was binnen het onderwijs. Microsoft heeft de dienst echter doorontwikkeld en deze is nu ook te gebruiken door de zakelijke markt.

Forms kan gebruikt worden voor een breed scala aan formulieren waarmee gegevens verzameld moeten worden. Voor formulieren die berekeningen uitvoeren en tonen, of gegevens uit andere bronnen laden zal er voor Forms Pro of een andere oplossing gekozen moeten worden.

Enquêtes en quizzes maken

Door gebruik te maken van de onderstaande velden kan er makkelijk een formulier opgebouwd worden. Naast deze opties zijn er verdere instellingen mogelijk om toegang af te schermen, bepaalde vragen alleen onder bepaalde voorwaarden te tonen, en om afbeeldingen en video’s te tonen.

Velden

Microsoft Forms heeft negen soorten velden, sommige met verdere subtypen. Deze worden hieronder beschreven. Deze velden zijn in ons voorbeeldformulier te zien.

Choice
Het choice veld laat een lijst opties zien. Dit kan in de vorm van radio buttons of een drop-down (waarbij slechts een van de opties gekozen kan worden) of checkboxes (waarbij meerdere opties gekozen kunnen worden). Naast de vaste opties is het ook mogelijk om een “Other” optie toe te voegen, waarbij een bezoeker een eigen antwoord kan selecteren en invullen.
Text
Het text veld kan als een kort (een regel) of lang (meerdere regels) veld ingesteld worden. Wanneer de bezoeker een getal moet invullen dan is het ook mogelijk om validatieregels toe te voegen om ervoor te zorgen dat het ingevulde getal tussen bepaalde waardes valt.
Rating
Het rating veld laat twee tot tien sterren zien om een bezoeker een score te laten geven. Het is hierbij ook mogelijk om labels toe te voegen voor bij de hoogste en laagste score.
Date
Het date veld laat een bezoeker een datum kiezen in een kalender.
Ranking
Het ranking veld laat twee of meer opties zien waarbij de bezoeker de opties in een gewenste volgorde kan slepen
Likert
Het likert veld laat de bezoeker antwoorden geven voor een set vragen op een likertschaal, bij voorbeeld een aantal vragen waarbij er gekozen kan worden tussen “geheel oneens”, “gedeeltelijk oneens”, “gedeeltelijk eens” en “geheel eens”.
File upload
Met het file upload veld kan een bezoeker een bestand uploaden. Er kunnen restricties ingesteld worden in aantal bestanden, bestandstypes en in grootte. De bestanden zullen in OneDrive opgeslagen worden. Deze optie is alleen beschikbaar voor formulieren die alleen binnen de eigen organisatie te zien zijn. Dit veld is daarom ook niet in ons voorbeeldformulier te zien.
Net Promoter Score
De Net Promoter Score is een variant van het Rating veld. Het verschil zit vooral in hoe de score bij de resultaten wordt weergegeven. De ingevulde waardes worden volgens de Net Promoter schaal getoond, waarbij scores als volgt worden gegroepeerd: 0 – 6: Detractors, 7 – 8: Passives, 9 – 10: Promotors.
Section
Het section veld groepeert een aantal vragen, en wordt voor een bezoeker als een losse pagina getoond. Hiermee is het dus mogelijk om een vragenlijst over meerdere pagina’s te verspreiden.

Voorwaardelijke velden en vertakkingen

Forms kan een bezoeker verschillende vragen laten zien op basis van eerder ingevulde antwoorden. Hiermee kan een student die een verkeerd antwoord heeft ingevuld een extra set vragen of toelichting krijgen, of kan een klant op basis van welke diensten deze afneemt bepaalde vragen wel of niet gesteld worden.

Intern of extern

Formulieren zijn standaard alleen beschikbaar voor binnen de eigen organisatie, maar onder de Share knop kan dit makkelijk aangepast worden zodat iedereen met de juiste link het formulier kan aanpassen. Voor openbare formulieren is de bestandsupload optie niet beschikbaar.

Taalinstellingen

Naast de ingestelde vragen hebben alle formulieren een aantal termen en teksten zoals de tekst op de “Verzenden” knop, of een melding wanneer een verplicht veld is overgeslagen. In de instellingen van het formulier kan een taal ingesteld worden zodat de bezoekers dit in de juiste taal krijgen te zien.

Email

Het formulier kan ingesteld worden om zowel een melding naar de beheerder als een bevestiging naar de bezoeker te sturen. De optie voor de bevestiging naar de bezoeker is alleen beschikbaar wanneer het formulier binnen de eigen organisatie is gedeeld en het formulier is ingesteld om de namen van respondenten vast te leggen.

Openstellen en sluiten op basis van datum

Het is mogelijk om een start– en/of einddatum in te stellen zodat inzendingen alleen binnen een bepaalde periode mogelijk zijn. Het is ook mogelijk om het formulier compleet te sluiten. Bij deze laatste optie kan er een melding opgegeven worden die aan de bezoekers wordt getoond.

Templates

Wanneer hetzelfde formulier vaker ingezet zal worden kan dit als een template gedupliceerd worden zodat dezelfde vragen (of een variant daarvan) hergebruikt kunnen worden, maar met een scheiding in de ingezonden data. Ons voorbeeldformulier kan via deze link gedupliceerd worden.

Afbeeldingen en video’s

Bij de vragen kunnen afbeeldingen en video’s geplaatst worden. Dit kan gebruikt worden om vragen over de inhoud van een afbeelding of video te stellen, maar kan natuurlijk ook voor branding gebruikt worden door een bedrijfslogo bovenaan de pagina’s van het formulier te plaatsen. Afbeeldingen kunnen vanuit Bing zoekresultaten, OneDrive of een upload geplaatst worden. Video’s kunnen vanuit een YouTube of Microsoft Stream URL geladen worden.

Thema’s

Om het formulier uitstraling van de eigen organisatie mee te geven kan door gebruik van thema’s een kleur en een achtergrondafbeelding ingesteld worden. Ook hier kan gebruik gemaakt worden van Bing, OneDrive en uploads.

Resultaten en analyse

Een beheerder heeft ook direct toegang tot de resultaten en analyses van de ingezonden gegevens. Zo worden naast de totalen bij de velden Rating en Net Promoter Score ook gemiddelden getoond, en wordt de gemiddelde duur van het invullen ook getoond. Dit laatste is duidelijk een resultaat van de onderwijsgerichte historie van Forms.

De resultaten zijn ook rechtstreeks in een Excelbestand te downloaden.

Integraties

Omdat Forms een onderdeel is van het Microsoft 365 platform heeft het ook een aantal interessante integratiemogelijkheden. Forms kan met diensten gekoppeld worden zoals Sharepoint, Power Automate en PowerApps.

Door gebruik te maken van Power Automate wordt het mogelijk om de antwoorden direct door te sturen naar de nodige personen, op te slaan in een eigen database voor verdere verwerking, of op andere manier te bewerken. Hiermee is het mogelijk om bij voorbeeld een melding te krijgen wanneer een klant een lage score heeft gegeven zodat daar onmiddellijk actie op kan worden ondernemen.

Recent is ook de optie toegevoegd om rechtstreeks in een Outlook mail een formulier in te voegen. Het was al langer mogelijk om een simpel ja/nee formulier mee te sturen, maar sinds juni 2020 is dit uitgebreid met de volledige Forms functionaliteiten.

Forms Pro

Voor organisaties met meer complexe behoeften heeft Microsoft sinds eind 2019 ook een Pro versie beschikbaar gemaakt. De kracht van deze versie ligt vooral op het gebied van integratie met Dynamics 365 en de Common Data Services. Forms Pro is daarom ook een standaard onderdeel van Dynamics 365. Met deze integratie kunnen gegevens uit Dynamics worden gebruikt om het formulier op te bouwen, en kunnen antwoorden ook direct bij de betreffende relatie opgeslagen worden. Zo kan de naam van de klant en de producten of diensten die afgenomen worden gebruikt worden om het formulier op te bouwen en weer te geven.

De komst van de Pro versie is een signaal dat Microsoft de Forms dienst waarschijnlijk verder zal blijven ontwikkelen. Wij verwachten daarom ook dat de standaard Forms dienst in de toekomst meer opties zal krijgen en meer mogelijkheden voor integraties met andere Office-producten en Microsoft 356 diensten.

Zelf aan de slag

Iedereen met een Microsoft 365 business, enterprise of education account kan formulieren maken met Microsoft Forms. Het eerdergenoemde voorbeeldformulier kan ook als template gebruikt worden door via deze link een kopie te maken.