Bedrijven zijn vaak geholpen door het automatiseren van herhalende activiteiten, niet alleen kan er tijd bespaard worden maar ook kan dit helpen om fouten te voorkomen. Waar automatisering ook bij kan helpen is bij het monitoren van bestanden of (online) diensten, hiermee kan wanneer het nodig is direct actie ondernomen worden in plaats van dat er gewacht moet worden op een handmatige controle. In deze situaties kan Microsoft Flow een oplossing zijn.

Microsoft heeft binnen het Office 365 platform een aantal tools, daarvan zijn de programma's zoals Word, Excel en Outlook natuurlijk het meest bekend. Hiernaast heeft Microsoft ook een aantal aansluitende programma's en diensten die hieraan gekoppeld kunnen worden voor een verbeterde bedrijfscommunicatie en bedrijfsvoering. Wij hebben in eerdere artikelen al verteld over Microsoft Teams en over Microsoft Delve, in dit artikel vertellen wij meer over Microsoft Flow.

Microsoft Flow is een platform waarmee er stromen (flows) aangemaakt kunnen worden om taken te automatiseren en systemen met elkaar te integreren. Bijvoorbeeld kan er een flow ingeschakeld worden dat alle e-mail bijlagen automatisch in OneDrive worden opgeslagen, dat er een melding wordt gestuurd als een bepaald bestand is aangepast of dat er nieuwsberichten van een website automatisch ook op Twitter worden publiceert.

Met Flow kunnen honderden verschillende programma's en diensten met elkaar verbonden worden via “connectors”. De programma's van Office 365 kunnen hierbij gebruikt worden, maar er zijn ook koppelingen voor de grote social media platforms (zoals LinkedIn, Facebook, Twitter en Instagram), de cloud diensten van Google en tal van andere programma's, databases en online diensten. Uiteraard kunnen ook eigen connectors ontwikkeld worden.

Mobiele apps

Een deel van de functionaliteit van Flow is specifiek gericht op mobiel gebruik. Bijvoorbeeld om notificaties te versturen, maar ook om vanuit een mobiel device met een druk op de knop een bepaalde flow te starten. Hiervoor heeft Microsoft apps gemaakt voor iPhone, Android en Windows Phone.

Vooral de “Button” acties zijn in de mobiele apps interessant. Hiermee kunnen acties ingesteld worden die met een button binnen de app gestart kunnen worden. Hiermee kunnen handelingen die met enige regelmaat uitgevoerd worden volledig of gedeeltelijk worden geautomatiseerd. Denk hierbij aan zaken zoals een logboek bijhouden door met een knop de huidige tijd en locatie van de gebruiker in een Excel bestand op te slaan. Er zijn ook meer geavanceerde mogelijkheden, zo is er een button die een foto maakt, en vervolgens deze foto scant op tekst en deze tekst automatisch per e-mail verstuurt.

Templates

Door deze honderden koppelingen zijn de mogelijkheden natuurlijk enorm en kan het moeilijk zijn om te weten hoe Flow het beste gebruikt kan worden. Microsoft heeft daarom een aantal templates gemaakt, blauwdrukken die direct kunnen worden ingezet of naar wens kunnen worden aangepast. Enkele voorbeelden hiervan worden in dit artikel genoemd, maar wij raden iedereen die geïnteresseerd is in het gebruik van Flow om het overzicht van templates op de website van Microsoft Flow te bekijken en inspiratie op te doen.