Veel werknemers worden overspoeld door emails en zitten grote delen van de dag in meetings. Hierdoor hebben zij vaak het gevoel dat ze niet voldoende controle hebben over hun tijd, en ook niet goed toekomen aan het werk waar focus voor nodig is. Microsoft probeert hierbij te helpen door inzichten en tips te geven binnen het MyAnalytics dashboard.

MyAnalytics gebruikt gegevens van mails en afspraken om patronen te herkennen en suggesties te geven. Onder het motto meten is weten probeert Microsoft werknemers te helpen om beter inzicht te krijgen in met wie en wanneer samengewerkt wordt, de tijd die gereserveerd kan worden voor geconcentreerd werk, en met een goede werk-privé balans.

Hieronder een korte (Engelstalige) introductiefilm:

Het MyAnalytics dashboard

Op de MyAnalytics site wordt een persoonlijk dashboard getoond met gegevens en inzichten verzameld via Outlook en Microsoft 365. De gegevens worden onder vier thema’s geplaatst: Focus, Welzijn, Netwerk en Samenwerking.

Focus

Onder Focus worden gegevens en suggesties gegeven om beter geconcentreerd te kunnen werken. Microsoft raadt aan om grotere blokken tijd in de agenda te reserveren en om het aantal onderbrekingen te verminderen.

Werktijd wordt hier in twee groepen verdeeld: Samenwerkingstijd en Beschikbaar voor focus. Samenwerkingstijd is alle tijd die in meetings, emails, chats, Teams en Skype for Business is gespendeerd. De Beschikbaar voor focus tijd is alle tijd binnen de ingestelde uren die niet onder Samenwerkingstijd vallen. Op basis van de gegevens kan MyAnalytics tips geven over het groeperen van meetings, en het tijd reserveren voor geconcentreerd werk.

Welzijn

Onder Welzijn komen punten die vooral te maken hebben met een werk-privé balans. Het belangrijkste gegeven hierin zijn de Rustige Dagen. Dit zijn dagen waarin er niet of minimaal buiten de ingestelde kantoortijden gewerkt wordt.

Wanneer er weinig rustige dagen zijn zal MyAnalytics de gebruiker tips geven om meer buiten werktijd te kunnen ontspannen, maar ook erop wijzen dat door bij voorbeeld ’s avonds te mailen dat een ander daar ook door gestoord kan worden.

Netwerk

Onder Netwerk valt de communicatie (via email) met anderen, en manieren om met deze mensen in contact te blijven. Hiermee wordt inzicht gegeven in met welke personen iemand veel communiceert. Het is mogelijk om extra nadruk aan bepaalde contacten te geven door ze als “Belangrijk” aan te merken.

MyAnalytics geeft hier tips over het in contact blijven met vooral de belangrijke contacten, maar ook om regelmatig een-op-een meetings te houden met een leidinggevende.

Samenwerking

Onder Samenwerking komen suggesties om de agenda beter in te plannen, en meer efficiënt met meetings en mails om te gaan. Er worden hier overzichten getoond over het aantal meetings, en ook in hoeverre deze goed zijn ingepland. Hierbij wordt gekeken naar eventueel overlappende meetings, meetings binnen of buiten werktijden, en welk percentage van genodigden ook aanwezig zijn. Naast de meetings worden ook gegevens over chats en calls (via Teams en Skype for Business) en aantal gelezen en verzonden emails.

Afhankelijk van de gegevens worden tips gegeven over efficiënter gebruik van meetings, en hoe veel en wanneer er tijd wordt besteed aan het lezen en sturen van emails.

Voor managers

Een onderdeel wat op dit moment nog in ontwikkeling is zijn de Leadership tools. Dit zijn inzichten die alleen gegeven worden aan gebruikers die als manager van andere medewerkers zijn geconfigureerd in de Microsoft 365 omgeving.

Verschil met Workplace Analytics

De Workplace Analytics tools bieden managers en beheerders mogelijkheden om geaggregeerde en geanonimiseerde rapportages over een hele organisatie te maken. MyAnalytics verschilt hiervan in dat het compleet binnen de omgeving van een individuele gebruiker werkt en dat de gegevens alleen voor die gebruiker beschikbaar zijn.

De gegevens van MyAnalytics zijn niet in te zien door managers of systeembeheerders, het is puur voor de medewerker zelf. Doordat het volledig is afgeschermd wordt veel privacy problematiek ook meteen voorkomen.

Beperkingen

Er kunnen nuttige inzichten uit het dashboard gehaald worden, maar de beperkingen van de tool moeten daarin wel meegenomen worden. Ten eerste kan MyAnalytics alleen gegevens gebruiken uit Outlook en Microsoft 365. Concreet betekent dit dat alleen Outlook mails en agenda’s, Microsoft Teams en Skype for Business geanalyseerd worden.

MyAnalytics kan daarmee niet zien welke andere programma’s of werkzaamheden veel tijd in beslag nemen. Als het werk van een werknemer steeds onderbroken wordt door telefoontjes, chats via WhatsApp of het te woord staan van klanten of collega’s, dan heeft MyAnalytics daar geen zicht op. Ook kan MyAnalytics uiteraard niet zien hoe efficiënt er wordt gewerkt. Een kwartier bezig zijn met één email kan in sommige situaties normaal zijn, maar in andere volstrekt buiten proporties.

De analyse van Microsoft is verder ook ingesteld op kantoorwerk in een werkweek met vaste dagen en tijden. Voor werknemers die op onregelmatige dagen of tijden werken zal het moeilijker zijn voor MyAnalytics om passende suggesties te geven.

Zelf aan de slag

De eigen gegevens en bijhorende tips zijn direct beschikbaar via het Microsoft MyAnalytics Dashboard. Naast het volledige dashboard is een kleinere set gegevens ook zichtbaar in Outlook via de Insights zijbalk. Hierin wordt een kleinere set van tips getoond.  Tot slot ontvangen gebruikers ook standaard een wekelijkse rapportage. Wie geen interesse heeft in deze emails kan zich via de “Afmelden” link onderaan de mails afmelden.