Wat is Microsoft Delve?

Binnen Microsoft Office 365 wordt, afhankelijk van het afgenomen abonnement, een aantal apps meegeleverd die in praktijk weinig gebruikt wordt. Hier geldt echter zeker voor, dat onbekend onbemind maakt, want voor een aantal van deze apps geldt dat het de moeite meer dan waard is om te onderzoeken of ze van nut kunnen zijn, zoals Microsoft Delve.

Delve heeft toegang tot alle documenten waar de gebruiker toegang voor heeft gekregen en welke staan opgeslagen in bijvoorbeeld OneDrive voor Bedrijven, in SharePoint Online en zelfs als bijlagen in Outlook zijn opgeslagen. Het idee achter Delve is, dat het die documenten weergeeft waarvan aangenomen wordt dat ze voor de gebruiker belangrijk zijn op dat moment. Ongeacht waar ze staan.

In Delve ziet de gebruiker niet alleen diens eigen bestanden, wat gezien het doel logisch is, maar toch nog wel eens voor misverstanden kan zorgen. De gebruiker ziet immers alle bestanden waar hij toegang toe heeft (rechten voor heeft) en welke relevant voor hem zouden kunnen zijn. Dat kunnen natuurlijk ook bestanden zijn die door een ander zijn aangemaakt. Het idee wat sommige gebruikers hiervan blijkbaar toch kunnen krijgen is dat iedereen alle bestanden zou kunnen zien en openen. Dat is echter beslist niet het geval! Documenten waar geen rechten voor zijn gegeven, zullen ook niet in de Delve van collega’s verschijnen. Het is dus ook niet mogelijk om tegen gebruikers te zeggen dat een bepaald document in Delve staat op de derde plek. Delve toont iedere gebruiker immers een uniek voor zijn account samengesteld overzicht.

Delve kan als app op een pc, tablet of smartphone worden geïnstalleerd, maar ook online worden geraadpleegd via delve.office.com. Dit is tevens handig om de eerste keer te bekijken of het sowieso zinvol is om met Delve te gaan werken. Wanneer ingelogd wordt valt op dat aan de linkerzijde die mensen worden vermeld waarmee wordt samengewerkt. Wanneer de gebruiker op een van deze mensen met de muis drukt, ziet hij de bestanden weergegeven die volgens Delve voor hem, in relatie tot die persoon, relevant zijn.