SharePoint kan men het beste beschouwen als een soort Content Management Systeem voor het maken van websites, net zoals Joomla! of WordPress dat zijn. Maar SharePoint is wel meer gericht  op het delen van informatie dan deze andere systemen. SharePoint bevat bijvoorbeeld uit de doos al standaard onderdelen voor het opslaan, bewerken en delen van documenten.

Sharepoint Online

Omdat SharePoint Online een onderdeel is van Microsoft Office 365 en veel organisaties betalen om dit product te mogen gebruiken, is het jammer als hiervan de toegevoegde waarde niet juist wordt ingeschat. Sharepoint Online kan namelijk heel goed worden ingezet binnen vrijwel iedere omgeving!

Hoewel Sharepoint vaak wordt omschreven als een intranet omgeving, is niets minder waar. Vanzelfsprekend kan met behulp van Sharepoint een intranet site worden gemaakt, maar als technologie van een extranet omgeving (een site waarmee u op een veilige manier informatie deelt met externen) is het minstens zo goed geschikt. Microsoft heeft, bij de Microsoft Office 365 licenties in het verleden, er zelf een standaard internet omgeving bij geleverd die gebruikt kon worden voor de eigen website van de gebruiker. Deze optie is echter komen te vervallen voor nieuwe licenties en op een gegeven moment zal de openbare site binnen Office 365 helemaal komen te vervallen, ook voor de oude licenties. Om die reden zullen we daar geen aandacht aan besteden. 

Document Management System

Als Document Management System (DMS) kan men met Sharepoint snel uit de voeten. De site kan worden voorzien van een standaard component dat ‘Documenten’ wordt genoemd. Wordt daar een document in geplaatst, dan kunnen andere rechtmatige bezoekers van de site dit document openen en bijvoorbeeld aanpassen.

Wat dat betreft lijkt Sharepoint vergelijkbaar met bijvoorbeeld een subdirectory (map) op een harde schijf, maar schijn bedriegt. Als iemand een document heeft aangepast van een ander en deze aanpassingen zou men ongedaan willen maken, dan zou er in het geval van een subdirectory namelijk het bestand met een andere naam moeten zijn opgeslagen of anders moet er een back-up moeten worden teruggezet. Sharepoint kent automatisch versiebeheer waarbij het mogelijk is om met de rechtermuisknop de juiste versie weer terug te halen. Het is dus niet nodig om het bestand zelf in verschillende versies te bewaren.

Ook ondersteunt Sharepoint het gebruik van workflows. Met een workflow kan worden bepaald wie in welke volgorde het document krijgt ter goedkeuring. Een goede klant van ons richt zich op vergunningaanvragen via de AIMF. Een dergelijke aanvraag moet bekeken en goedgekeurd worden door meerdere personen en zij hebben dus baat bij een dergelijke workflow. Wordt dit proces niet geautomatiseerd, dan kan het tijdrovend worden en erg foutgevoelig. Omdat de workflow kan worden voorzien van waarschuwingen, kan er voor gezorgd worden dat de afhandeling bijvoorbeeld binnen een bepaald tijdsbestek zal plaatsvinden.

Andere functionaliteiten

Sharepoint is rijk aan functionaliteiten. Ook zaken die niet primair gericht zijn op het beheer van documenten alleen. Sharepoint is immers een platform om mee samen te werken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om takenlijsten te maken die centraal op de site worden geplaatst. Ze kunnen daar ook worden afgevinkt als ze klaar zijn. Alle projectleden zien dan in een oogopslag wat er gedaan is en wat er nog moet gebeuren. En natuurlijk kennen ook deze lijsten waarschuwingen die worden verstuurd wanneer bijvoorbeeld de deadline in zicht komt.

Ook kan men formulieren ontwikkelen voor bijvoorbeeld declaraties. Wordt een formulier ingevuld, dan wordt de data opgeslagen in XML wat op zich weer eenvoudig in te lezen is in andere systemen, zoals veel boekhoud pakketten.

Toegankelijkheid

Sharepoint Online beschikt over verschillende mogelijkheden om benaderd te kunnen worden. Zo kan men, als men werkt met Microsoft Office 365, vanuit Word, PowerPoint of Excel rechtstreeks met ‘Bestand openen’ een document vanaf Sharepoint openen en bewerken. Bestanden kunnen echter ook worden gesynchroniseerd met de eigen harddisk (als de systeembeheerder daar het recht toe heeft gegeven). Ook kan men met een willekeurige browser, zoals Internet Explorer of Chrome, Sharepoint natuurlijk benaderen. De ingebouwde online versies van bijvoorbeeld Word en PowerPoint maken het mogelijk om ook zonder dat deze software op de pc is geïnstalleerd, documenten te openen en te bewerken. Men kan op die manier met behulp van alleen een browser bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie geven.

Geen site, maar een omgeving

In tegenstelling van wat veel mensen denken, is Sharepont online geen website, maar een omgeving. Standaard wordt wel een site geleverd. Deze site zou men de hoofdsite kunnen noemen. Maar binnen de Sharepoint omgeving kunnen eenvoudig meerdere websites worden gemaakt. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld voor de afdeling ICT een eigen site op te zetten. Deze site hangt dan als het ware onder de ‘hoofdsite’.  Deze sites kunnen onderling informatie uitwisselen.

Er kunnen echter ook sites ‘naast’ de hoofdsite worden geplaatst. Deze werken geheel onafhankelijk van de hoofdsite en zijn daardoor vaak uitermate geschikt voor bijvoorbeeld projecten of aparte teams, zeker daar waar ook externen worden toegelaten op die sites, zoals onderaannemers of klanten.

Veilig delen

Tot op detail niveau is het mogelijk om onderdelen wel of niet te delen met bijvoorbeeld externen of groepen gebruikers. Vanzelfsprekend is het mogelijk om ook alleen leesrechten te geven. Geheel afhankelijk van de instellingen kunnen gebruikers of alleen beheerders het delen met anderen bepalen. Door met de rechtermuisknop te klikken op bijvoorbeeld een verzameling documenten, kan worden aangegeven wie deze bestanden wel of niet mag bewerken.

Het delen met derden kan op verschillende manieren worden toegelaten. Een veel gebruikte manier is om alleen externe gebruikers toe te staan die uitnodigingen voor delen hebben geaccepteerd en zich dus aanmelden als geverifieerde gebruikers. Deze optie vereist dat de externe gebruiker die een uitnodiging heeft ontvangen om de Sharepoint site te gebruiken, zich moeten aanmelden met een Microsoft-account. Zonder dat kan geen toegang worden verkregen. Dit nu lijkt een drempel te zijn, maar in praktijk valt dit nogal mee. De meeste mensen hebben wel een Microsoft account voor Skype, OneDrive, hotmail of outlook.com en daarmee werkt deze optie dus al.

Voor de verzender van de uitnodiging wordt op eenvoudige wijze bijgehouden wie de uitnodiging heeft geaccepteerd en wie niet. Vanzelfsprekend kan toegang op een later tijdstip weer ontnomen worden. Uitnodigingen verlopen overigens standaard na 7 dagen. Het versturen van een uitnodiging tijdens een vakantie kan dus leiden tot een verlopen uitnodiging.

Inrichten en beheer

Het is niet iedereen gegeven om Sharepoint snel en op de juiste wijze in te richten. Er kan veel tijd gaan zitten in het uitzoeken en toepassen van de verschillende mogelijkheden. Panthera doet dit dan ook graag voor u, wanneer u gebruik maakt van onze Microsoft Office 365 dienstverlening. In het begin is het vaak ook handig om wat instructie te krijgen in het werken met Sharepoint Online. Maar de leercurve is stijl en al snel zult u ontdekken dat Sharepoint Online u enorm kan helpen op het gebied van samenwerking!