De coronapandemie heeft naast de directe impact op het leven en gezondheid van mensen ook verreikende gevolgen gehad voor het bedrijfsleven. Een van de effecten is een grote toename in thuiswerken en een normalisatie van een hybride werkplek waar medewerkers flexibel op kantoor of op afstand werken.

Met een hybride werkplek wordt bedoeld dat iemand soms op kantoor werkt en soms thuis of op een andere locatie, soms wordt het ook gebruikt om aan te geven dat een deel van het personeel op kantoor werkt en een deel thuis. Dit is eigenlijk niets nieuws, een decennium geleden was de naam hiervoor het nieuwe werken en zelfs toen was het eigenlijk niet meer nieuw. De laatste tijd is er in feite niet heel veel veranderd in wat mensen op afstand kunnen doen. Daarentegen is er wel een grote verandering in de schaal waarop het gebeurt en de acceptatie ervan.

Door de coronapandemie moesten veel mensen noodgedwongen thuiswerken en moesten organisaties leren om hiermee om te gaan. Voor de kleine groep bedrijven die daarvoor al volledig remote werkten veranderde weinig, maar voor de meeste bedrijven moest er een omschakeling plaats vinden niet alleen in werkplek maar ook in mentaliteit. Bedrijven die al eerder medewerkers gedeeltelijk op afstand lieten werken konden hier vaak sneller hun weg in vinden dan bedrijven waar alles altijd op kantoor werd gedaan.

Na meer dan een jaar corona wordt thuiswerken steeds meer normaal gezien. Onderzoeken wijzen uit dat Nederlandse bedrijven zich op grote schaal inrichten op dat er blijvend meer op afstand gewerkt zal en meer online gecommuniceerd zal worden.

Uit onderzoek van werkgeversvereniging AWVN1 blijkt dat 60% van de ondervraagde werkgevers vast blijven houden aan het hybride werken, met twee dagen thuiswerken per week als norm. Een grootschalig onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat komt tot soortgelijke conclusies2. Andere onderzoeken, zoals bij voorbeeld van TNO3, tonen ook aan dat veel werknemers in de toekomst (gedeeltelijk) thuis willen blijven werken.

Tips en aandachtspunten

Cultuur, communicatie en productiviteit

Veranderingen in gedrag kost vaak moeite, of dit nu is op persoonlijk vlak of voor een heel bedrijf. Wanneer er op een andere manier gewerkt en gecommuniceerd wordt dan heeft dan ook invloed op de bedrijfscultuur. De omslag naar het hybride werken is daarmee niet anders dan wanneer een bedrijf plotseling snel groeit of voor de eerste keer een nieuwe locatie erbij krijgt. Elke grote verandering binnen een organisatie zal een impact hebben op de cultuur en daar moet bewust mee omgegaan worden.

In een onderzoek van een team van de Universiteit van Chicago4 naar de effecten van thuiswerken op productiviteit bij kenniswerkers (specifiek IT’ers) bleek dat de productiviteit in ieder geval initieel alleen in stand werd gehouden doordat medewerkers meer uren gingen werken. Ook werden een aantal andere negatieve aspecten onderzocht. Zo bleken werknemers minder onderling en met leidinggevenden te communiceren, het gemiddeld aantal mensen waarmee medewerkers communiceerden werd ook minder. Een onderzoek van Microsoft, gepubliceerd in Nature5, kwam tot soortgelijke conclusies: Er vond minder communicatie plaats binnen het bedrijf en het aantal gewerkte uren nam toe met 10%.

De bovengenoemde verandering in onderlinge communicatie moet niet onderschat worden. Dit geldt zowel voor de communicatie die als deel van het werk wordt gevoerd als de informele communicatie. Op beide vlakken kunnen problemen ontstaan door een gebrekkige ondersteuning in werkwijze en technische middelen. Zo kan niet alleen de individuele productiviteit geschaad worden, ook de binding met de organisatie en onderling tussen collega’s kan hierdoor afnemen. Zeker wanneer een deel van de medewerkers wel op kantoor zijn en een ander deel (semi)permanent op afstand werkt zal het de nodige aandacht eisen om deze groepen met elkaar te verbinden.

Verder moet er uiteraard ook een wederzijds vertrouwen zijn tussen het management en de medewerkers. Binnen bepaalde organisaties bestaat er vanuit het management twijfels over het thuiswerken en of de medewerkers wel voldoende productief zijn en blijven. Anderzijds ervaren werknemers in bepaalde organisaties te vergaande maatregelen om hen in de gaten te houden.

Veiligheid

De hybride werkplek brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee. Laptops en andere dataopslag worden meer onderweg meegenomen. Bij het thuiswerken is er vaak sprake van een minder robuust beveiligd netwerk en wordt vaak privéapparatuur gebruikt. Het is daarom nodig dat ondernemers hier extra op letten. Wij zijn in een eerder artikel over schaduw IT specifiek ingegaan op de risico's rond het gebruik van privéapparatuur en andere onbeheerde devices.

In het algemeen kan gesteld worden dat alle onderdelen van de IT componenten van een bedrijf goed in kaart moeten zijn en beveiligd worden want cliché als het is, een ketting zo zwak is als de zwakste schakel. Om hier goed grip op te krijgen moet dit besef gedragen worden door de leiding van een bedrijf en moeten de medewerkers hierin ondersteund worden.

Ook op technisch vlak is een andere manier van denken nodig. De oude manier waarbij ervoor werd gezorgd dat er met firewalls en andere technieken de buitenkant van het bedrijfsnetwerk goed beveilig was en alles daarbinnen vertrouwd kon worden is in deze tijden niet meer voldoende. Door het hybride werken vervaagt de scheiding tussen intern en extern. Elk account en apparaat moet daarom alleen de echt noodzakelijke toegangsrechten krijgen en waar nodig moeten extra controles en inlogstappen worden toegevoegd.

Toekomst

Zoals hierboven genoemd kan het hybride werken grote impact hebben op een organisatie. Omdat veel bedrijven experimenteren met verschillende vormen hiervan zal het een kwestie van tijd zijn om duidelijk te krijgen van de effecten op lange termijn zijn. Voor ondernemers blijft het daarom nodig om zicht te houden op de ontwikkelingen zowel binnen het bedrijf als daarbuiten en om te blijven onderzoeken welke risico’s en kansen het hybride werken met zich meebrengt.

Tools

Voor het hybride werken heeft Microsoft onderhand een groot scala aan diensten. De visie van Microsoft is duidelijk dat het hybride werken alleen zal toenemen en zet in toenemende mate in op het faciliteren hiervan. Dit zien wij niet alleen terug in de ontwikkelingen van Teams en de rest van het Microsoft 365 platform, maar ook door de introductie van de nieuwe dienst Microsoft Viva6. Viva is een platform wat deels de functie van een intranet vervult gecombineerd met extra communicatiemogelijkheden.

Hieronder geeft de introductievideo van het Viva platform een indruk van de mogelijkheden.

Los van Viva biedt het Microsoft 365 platform veel tools die het werken op afstand ondersteunen. Door een goed doordachte inzet van email, Teams en SharePoint kan de afhankelijkheid van een kantoor of fysiek bedrijfsnetwerk sterk verkleind of helemaal weggenomen worden.

Om ook de afhankelijkheid van fysieke computers en laptops te verkleinen en ervoor te zorgen dat er altijd een complete werkplek beschikbaar is kan een oplossing op basis van Remote Desktop of de nieuwe Windows 365 Cloud PC een uitkomst zijn. Met deze diensten wordt er voor medewerkers een complete desktop op een server of cloud geïnstalleerd waar zij met (bijna) elk soort device op kunnen inloggen en werken. Alle nodige bestanden en applicaties kunnen dan ongeacht werkplek of device benaderd en gebruikt worden.

Een oplossing zoals hierboven genoemd kan ook helpen bij het beheer van de hybride werkplekken. Door een gevirtualiseerde applicatieomgeving kan er centraal controle gehouden worden. Daarnaast zullen er uiteraard ook fyskieke computers, laptops en andere devices in omloop blijven. Voor het beveiligen van alle gebruikte devices en accounts kan er gebruik gemaakt worden van Microsoft Enterprise Mobility + Security (EMS).

Naast de oplossingen van Microsoft 365 zijn er uiteraard meer tools beschikbaar. Een deel daarvan hebben wij ook genoemd in ons artikel over ICT bij thuiswerken. Wij hebben ook meer informatie in artikelen over bij voorbeeld het virtualiseren van applicaties en wachtwoordbeheer en password managers.

Natuurlijk moet beseft worden dat die tools zijn, diensten die kunnen helpen bij een hybride werkomgeving, het kundig inrichten en doelgericht gebruik van deze tools zal bepalen of deze ook de werkprocessen uiteindelijk kunnen ondersteunen of hinderen.