De meerwaarde van Microsoft Teams

Microsoft Teams is al weer een tijdje onderdeel van een aantal Office 365 abonnementen. In maart 2018 berichtten wij daar ook al over. Toch is de kans is groot dat u Microsoft Teams heeft zonder het te weten. U moet de app van Microsoft Teams namelijk wel installeren en waarom zou je dat doen? Omdat wij de toegevoegde waarde wel zien, brengen we dit graag nog eens onder uw aandacht.

Microsoft Teams is een chatomgeving dat, net als bijvoorbeeld Skype for Business, de gebruiker in staat stelt om met anderen te chatten. Het werkt op Windows machines, maar ook op devices zoals een iPhone of iPad.

Nu zou men vraagtekens kunnen stellen bij nog een chatomgeving. Microsoft had met haar Skype for Business immers al een chatmogelijkheid binnen Office 365 ontsloten. Maar met Microsoft Teams komen meer mogelijkheden ter beschikking voor gebruikers dan met Skype for Business om efficiënter samen te kunnen werken in teams. Voor wie een-op-een wil chatten met anderen heeft Microsoft Teams dus veel minder een toegevoegde waarde boven de bestaande chatdiensten van Microsoft.

Teams en kanalen

Binnen Microsoft Teams is het mogelijk om een team aan te maken. Je kunt je een team het beste voorstellen als een groep mensen waarmee je met elkaar chat over een bepaald onderwerp. Men zou bijvoorbeeld een team op kunnen zetten voor de marketing afdeling of sales medewerkers maar ook voor een project. Dit kunnen dus permanente teams zijn, maar ook tijdelijke.

Binnen een team kan men een verdere onderverdeling maken in zogenaamde kanalen. Een kanaal is niets anders dan een bepaald thema waarover gecommuniceerd gaat worden. Heeft men een team ‘facilitair’ aangemaakt, dan zouden hierbinnen dus de kanalen ‘Onderhoud pand’ en ‘Verwarming’ kunnen worden toegevoegd. Het kanaal ‘Algemeen’ wordt standaard aangemaakt wanneer een team wordt ingericht en is bestemd voor alles wat niet in de andere kanalen kan worden geplaatst.

De leden van het team kunnen binnen de kanalen over de desbetreffende onderwerpen met elkaar chatten. Op deze wijze worden voor het onderwerp relevante chatberichten en documenten bij elkaar gehouden en verliest men zich minder in een wirwar van berichten die in de normale chatplatformen door elkaar heen staan en je daarom snel door de bomen het bos niet meer kunt zien.

Meer dan chatten met collega’s alleen

Niet alleen kunnen meer gestructureerd chatberichten worden uitgewisseld, men kan ook documenten via Microsoft Teams verspreiden of bijvoorbeeld vergaderingen met de andere deelnemers plannen. En omdat de administrator binnen Office 365 gasten toe kan staan (standaard staat dit uitgeschakeld) kan men ook teams vormen met mensen die niet binnen de organisatie werkzaam zijn, maar juist ergens anders werken.

Tevens biedt Microsoft Teams de mogelijkheid om taken te verdelen en zijn de berichten doorzoekbaar. Dit laatste is bijvoorbeeld niet mogelijk binnen Skype for Business en hiermee wordt steeds meer duidelijk dat wat met Skype for Business kan, men ook met Microsoft Teams kan doen, maar andersom niet. Microsoft Teams zou met dus ‘Skype for Business Plus’ kunnen noemen.

Andere chatplatformen

Wie dit alles goed tot zich door laat dringen komt tot de conclusie dat Microsoft Teams waarschijnlijk de opvolger is van Skype for Business (het kan immers hetzelfde, maar nog meer). En die conclusie is juist. De administrator van Office 365 heeft dan ook de mogelijkheid gekregen om via het administratordeel van Office 365 de transitie van Skype for Business naar Microsoft Teams op een aantal gebieden te beïnvloeden door bepaalde opties in, of juist uit te schakelen.

In het verleden heeft Microsoft Skype gekocht, wat nu beschouwd mag worden als de voorloper op Microsoft Teams. Men probeerde daar ook Slack voor te kopen. Dit laatste is niet gelukt waardoor Microsoft zelf Microsoft Teams moest gaan ontwikkelen. Slack en Microsoft Teams lijken qua functionaliteit erg veel op elkaar. Ze richten zich beide op het efficiënt communiceren binnen teams.  Ze moeten dan ook als elkaars concurrenten worden beschouwd.  

Yammer is momenteel veel minder een rechtstreekse concurrent van Microsoft Teams omdat dit binnen organisaties vaak veel meer als een sociaal platform wordt gebruikt dan als de chatomgeving voor teams waar Microsoft Teams zich primair op richt. Omdat Yammer ook van Microsoft is, is het echter niet vreemd wanneer beide platformen in de toekomst toch zouden integreren.

Gebruiken of toch niet?

Gebruikt u nu vaak Skype for Business, dan is de overstap naar Microsoft Teams niet gek maar waarschijnlijk pas echt zinvol op het moment dat u binnen uw organisatie met gescheiden teams werkt. Wanneer de leden van die teams zich daarbij niet in dezelfde kamer bevinden, zullen de voordelen van Microsoft Teams zich snel kunnen bewijzen.

Mocht u werken met Slack en de integratie met de Office producten niet missen zoals Microsoft Teams dat kent, dan heeft het niet echt zin om over te stappen qua functionaliteit. Beide platformen zullen u nagenoeg hetzelfde bieden.