Microsoft Stream kan gezien worden als een “interne YouTube” voor een bedrijf. Het is een zakelijke videodienst binnen Microsoft 365 waarmee een video-hub gecreëerd wordt. Binnen de dienst kunnen medewerkers video’s bekijken en delen. Het is ook mogelijk om live streams organiseren en Teams meetings op te nemen.
Grotere organisaties bouwen vaak een videobibliotheek op met materiaal voor zowel externe als interne communicatie. Hierbij kan ook gedacht worden aan trainingsmateriaal en, in deze tijden waarin veel thuis wordt gewerkt, opnames van (online) meetings. Stream is gericht op de interne communicatie en is beschikbaar voor organisaties die gebruik maken van de Enterprise, Onderwijs of Overheid abonnementen van Microsoft 365.
Met Microsoft Stream kan een videobibliotheek ontsloten worden en krijgen medewerkers een tool waarmee zij zelf video’s kunnen uploaden en vervolgens binnen een projectgroep, afdeling of het hele bedrijf kunnen delen.
Mogelijkheden
Zoals de naam doet vermoeden is Stream in veel opzichten gericht op het streamen van video’s, en de tools kunnen grote aantallen deelnemers aan. De limieten zijn in verband met de coronapandemie verhoogd, en het is nu mogelijk om tot 20.000 deelnemers per event toe te laten, met maximaal 50 events gelijktijdig binnen een tenant (organisatie) en maximaal 16 uur zendtijd per event.
Om klanten te ondersteunen bied Microsoft het Live Events Assistance programma waarmee zij ondersteuning bieden voor, tijdens en na het event. De support is uiteraard niet oneindig, en eigen interne support zal hiernaast ook nodig zijn voor sprekers en eventueel andere deelnemers.
Stream kan daarnaast als videobibliotheek dienen. Door gebruik te maken van kanalen en groepen wordt het mogelijk om een dashboard te maken zodat op basis van bij voorbeeld afdeling alleen de video’s worden getoond waar de medewerkers van die afdeling recht toe hebben en ook voor hen relevant zijn.
Web & mobile app
Stream heeft zowel een website als een mobiele app zodat medewerkers altijd toegang hebben tot de video’s. Naast Stream zelf kunnen video’s, zoals hierboven genoemd, ook geïntegreerd worden in pagina's van SharePoint of groepen van Teams.
Kanalen en groepen
Kanalen kunnen aangemaakt worden om video’s te groeperen, terwijl groepen het mogelijk maakt om medewerkers samen te brengen. Door een combinatie van beide te gebruiken wordt het mogelijk om inhoud thematisch te groeperen met kanalen, en door het gebruik van groepen er voor te zorgen dat kanalen alleen voor de juiste medewerkers zichtbaar zijn. Het is uiteraard ook mogelijk om kanalen te maken die voor het hele bedrijf zichtbaar zijn.
Video’s maken en uploaden
De meeste gangbare videoformats worden door Stream ondersteund. Binnen Stream is het mogelijk om beperkt ook video’s te bewerken. Zo is het mogelijk om segmenten bij de knippen en ondertitelingen toevoegen. Het is ook mogelijk om enquêtes en quizzen aan een video toe te voegen om de kijkers te engageren.
Opslag
Standaard geeft Stream 500GB plus 0,5GB per gelicenseerde gebruiker voor de opslag van video’s. Een organisatie met 500 medewerkers krijgt bij voorbeeld 500 + 500 × 0,5 = 750GB ruimte ter beschikking. Mocht er meer opslag nodig zijn kan dit los aangeschaft worden. Voor 500GB extra opslagruimte wordt er €100 per maand in rekening gebracht.
Integratie in Microsoft 365
Net als de andere diensten van Microsoft 365 is er de mogelijkheid tot integratie binnen dit platform. Stream is met name gericht op integratie in Teams en SharePoint. Door de integratie met Teams is het niet alleen mogelijk om video’s van vergaderingen op te nemen maar ook om Teams te gebruiken voor het delen van video’s.
Statistieken
Stream houdt ook statistieken bij van het gebruik van het platform. Hiermee kunnen degenen die verantwoordelijk zijn voor het produceren van video’s inzicht krijgen in welke video’s meer of minder goed bekeken worden en op basis daarvan bij voorbeeld een contentstrategie uitzetten.
Ontwikkeling
Stream is zoals veel onderdelen van Microsoft 365 vol in ontwikkeling. Er bestond eerder al een videoplatform binnen Microsoft 365 met de naam Office 365 Video. Deze oude Microsoft 365 Video dienst is volledig vervangen door Microsoft Stream. Organisaties die hiervan gebruik maakte zijn sinds maart 2020 automatisch gemigreerd naar het nieuwe platform.
De huidige en geplande ontwikkelingen worden uitgelegd in de Microsoft Stream roadmap.
Inrichten en beheer
Het is standaard voor iedere gebruiker met een passend abonnement mogelijk om zelf aan de slag te gaan met Streams, maar een gedegen set-up is aan te raden om wildgroei te voorkomen. Tijdens de inventarisatie en planning kan bij voorbeeld gelet worden op dat de juiste medewerkers in de juiste groepen worden geplaatst en alleen toegang krijgen tot de inhoud die voor hen relevant zijn.
