De WhatsApp Business App is een versie van WhatsApp gemaakt voor het MKB. Deze app helpt bedrijven om contact– en andere informatie te publiceren, en om communicatie met klanten sneller en makkelijker te maken.
WhatsApp bracht in 2018 de Business App uit. De zakelijke versie van de app heeft naast alle functionaliteiten van de standaardversie een aantal uitbreidingen, waaronder de mogelijkheid om een bedrijfsprofiel te maken, een catalogus van producten of diensten te tonen, en om berichten te automatiseren.
De app heeft vooral waarde voor bedrijven die vaste producten en diensten aan consumenten leveren en waar de communicatie vaak herhalend van aard is. Wanneer het aanbod veel verandert, of wanneer communicatie niet gestandaardiseerd kan worden zal er in gebruik weinig verschil zijn met de standaardversie van WhatsApp.
Installatie
WhatsApp Business kan zowel met een mobiel nummer als een vast nummer gebruikt worden, maar in beide gevallen moet de WhatsApp Business App eerst op een mobiel (iPhone of Android) geïnstalleerd worden.
Wanneer de app voor het eerst geopend wordt volgt een registratie. Er kan daar gekozen worden voor het mobiele nummer van het apparaat of een vast nummer. Afhankelijk van de keuze wordt het nummer via een SMS of telefoongesprek geverifieerd.
Als de Business App geverifieerd wordt op een nummer waar al een gewoon WhatsApp account op staat, dan volgt de mogelijkheid om chatgeschiedenis en media over te zetten naar de Business App. Let op: Het is niet mogelijk om chats en media op een later moment weer terug te migreren.
Na deze korte installatie is de app klaar voor gebruik.
Het is wel belangrijk om te weten dat de WhatsApp Business App, en eventueel een gekoppelde web/desktop applicatie, maar via een mobiel geverifieerd kan worden. Het is dus niet mogelijk om via deze weg een helpdesk met tientallen medewerkers te bemannen. Daarvoor zal een uitgebreide oplossing nodig zijn.
Functionaliteiten
Profiel
Het bedrijfsprofiel kan in enkele stappen ingevuld worden. Er kan naast de bedrijfsnaam een aantal gegevens opgenomen worden, zoals adres, telefoon, email en website. Het is ook mogelijk om openingstijden in te stellen, waarbij gekozen kan worden uit vaste tijden per dag, altijd open, of alleen op afspraak. Voor gebruikers van de standaardversie van WhatsApp worden deze gegevens in het contactprofiel binnen WhatsApp weergegeven.
Catalogus
Als onderdeel van het profiel kan een catalogus van producten en diensten opgebouwd worden. Per product of dienst kan een afbeelding, titel, omschrijving en eventueel een prijs opgegeven worden. Deze catalogus wordt in een lijst in het profiel weergegeven.
Labels
Om klanten te kunnen categoriseren kan er gebruik gemaakt worden van labels. Door labels te maken en deze aan chats te koppelen kan er makkelijk onderscheid gemaakt worden tussen verschillende doelgroepen. Bij voorbeeld “Lead”, “Nieuwe klant”, “Bestelling”, “In behandeling”, of “Topprioriteit!”.
Snelle antwoorden
Wanneer dezelfde tekst vaak gestuurd moet worden, dan kan hiervoor een Snel Antwoord voor worden aangemaakt. Dit is als het ware een snelkoppeling om een bepaalde tekst te sturen. Dit kan een welkomstboodschap zijn, vaste meldingen over de status van een bestelling, of vaste stappen in een vragenlijst.
Automatische berichten
Omdat de WhatsApp van een bedrijf meestal niet dag en nacht bemand is, heeft de app ook de mogelijkheid om een afwezigheidsbericht in te stellen. Dit kan automatisch verstuurd worden buiten openingstijden. Het is ook mogelijk om een automatische begroeting instellen die verstuurd wordt wanneer een klant voor het eerst een bericht stuurt, of 14 dagen na het laatst verzonden bericht.
Koppeling met Facebook
Als onderdeel van Facebook heeft WhatsApp Business uiteraard de mogelijkheid om gekoppeld te worden met een Facebook-pagina. Wanneer de koppeling tussen het WhatsApp Business account en de Facebook-pagina is ingeschakeld, dan worden vanaf dan de openingstijden, adres, omschrijving, categorie, website, email en Facebook-pagina link automatisch vanuit Facebook gesynchroniseerd.
Uitgebreide oplossingen
Voor grotere organisaties met meer complexe eisen heeft WhatsApp ook een API ontwikkeld. Een API is een manier om softwaresystemen aan elkaar te koppelen. Met de WhatsApp Business API wordt het mogelijk om klantcommunicatie via WhatsApp aan eigen systemen te koppelen of zelfs vanuit externe systemen te bedienen. Zo kan een account beschikbaar gesteld worden aan een helpdesk team en tegelijk gekoppeld worden aan een ticketingsysteem, of kan er een chatbot aan het systeem gekoppeld worden.
Naast een direct gebruik van de Business API zijn er ook bedrijven die als tussenpartij functioneren en daarmee voor een lagere prijs een dergelijke oplossing kunnen bieden.
