Microsoft Bookings is een dienst waarmee er door klanten afspraken ingepland kunnen worden. Voor mkb’ers die al gebruik maken van Microsoft 365 kan dit een oplossing zijn die niet alleen kosten bespaart, maar ook direct geïntegreerd is met mail en agenda’s van medewerkers.

Naast bedrijven die altijd al op afspraak werkten zoals kappers, zijn er steeds meer bedrijven die uit noodzaak of keuze op afspraak werken. Microsoft Bookings is voor veel bedrijven een uitkomst. Het is een simpele dienst waarbij een webpagina wordt opgezet waar klanten vrij zijn om zelf afspraken in te plannen.

Om er voor te zorgen dat dit in goede banen geleid wordt kunnen nodige instellingen gemaakt worden. Zo is het mogelijk om de algemene openingstijden in te stellen, maar ook per dienst of medewerker afwijkende beschikbaarheid op te stellen. Omdat Bookings geïntegreerd is in Microsoft 365 wordt er automatisch ook rekening gehouden met de bestaande beschikbaarheid van een medewerker.

Microsoft heeft een (Engelstalige) video gemaakt met een korte uitleg over het platform.

Bookings heeft drie hoofdcomponenten: Voor klanten een boekingspagina, en voor de medewerkers en beheerders een website en een mobiele app.

Een voorbeeld

Om een indruk te geven wordt hier onder een reserveringspagina getoond. Deze kan ook in een nieuw venster geopend worden via deze link. Let op: Deze agenda is alleen als voorbeeld bedoeld. Er kunnen afspraken ingepland worden, maar de betreffende agenda en mails worden niet gelezen.

De reserveringspagina werkt via een simpel proces: Een bezoeker selecteert een dienst, eventueel een specifieke medewerker, een datum en een tijd. Vervolgens worden de nodige persoonsgegevens ingevuld en wordt met een klik op de knop de afspraak ingeboekt. Verdere tussenkomst van medewerkers is niet nodig, en de ingeplande afspraak wordt meteen ook in de agenda geplaatst zodat er geen dubbele afspraken geboekt kunnen worden.

Het beheer is net als de boekingspagina vrij simpel. Enkele complexiteit komt door de opties die op verschillende niveaus ingesteld kunnen worden. In het beheer kunnen een of meer boekingsagenda’s aangemaakt worden, per agenda kunnen een of meer diensten gedefinieerd worden, desgewenst kunnen specifieke medewerkers aan de diensten toegewezen worden. Het is hierbij mogelijk om zowel op hoofdniveau als onderliggende niveaus instellingen aan te passen bij voorbeeld rond de openingstijden.

Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de mobiele Bookings app om agenda’s, klanten en afspraken te beheren.

Het instellen van een Bookings agenda

Een agenda kan makkelijk aangemaakt worden via de Microsoft 365 portal.

Bedrijfsgegevens

Via de pagina Bedrijfsgegevens kunnen enkele standaardgegevens ingevoerd worden, die vervolgens op de reserveringspagina getoond zullen worden. Het gaat hierbij om zaken zoals de bedrijfsnaam, eventueel een logo, en contactgegevens. Het is op deze pagina ook mogelijk om de standaard openingstijden op te geven. De tijden kunnen later ook per dienst en/of medewerker aangepast worden.

Medewerkers

Standaard worden alle gelicentieerde gebruikers van de organisatie als medewerkers van de Bookings agenda toegevoegd. Vanuit de Medewerkers pagina kunnen personen worden toegevoegd en verwijderd, en kunnen rechten aangepast worden.

Er zijn drie niveaus in de rechten van medewerkers: Beheerder, Lezer en Gast. Beheerders hebben volledige controle over de Bookings agenda, Lezers kunnen de bookings pagina's inzien maar niet bewerken, en Lezer hebben geen toegang tot het Bookings beheer maar kunnen wel beschikbaar gemaakt worden voor het ontvangen van reserveringen.

Services

Alle reserveringen binnen Bookings vinden plaats op basis van diensten. Het is daarom altijd nodig om minstens één dienst te definiëren. Per dienst kunnen zaken zoals de duur van de afspraken, de prijs en gekoppelde medewerkers ingesteld worden.

Let op: Het is belangrijk om specifieke medewerkers toe te wijzen aan een dienst omdat anders alle medewerkers beschikbaar gesteld worden, ook bij voorbeeld medewerkers die alleen als beheerder van Bookings op treden.

In het geval dat Bookings is ingesteld zodat klanten een specifieke medewerker mogen selecteren (een standaardinstelling) en er niet een of meer medewerkers aan een dienst zijn toegewezen dan zal Bookings alle medewerkers op de reserveringspagina tonen. Wanneer klanten niet een specifieke medewerker mogen selecteren, dan kiest Bookings zelf een beschikbare medewerker uit zonder onderscheid te maken tussen de rollen van deze medewerkers.

Bij de services is het ook mogelijk om in te stellen welke gegevens een klant achter moet laten. Standaard zijn dit naam, e-mail adres (verplicht), telefoonnummer, adres, en een opmerkingen veld. Het naam veld kan niet uitgeschakeld worden, maar alle overige velden kunnen aangepast worden en het is ook mogelijk om nieuwe velden toe te voegen. Het aan te raden om het e-mail veld ingeschakeld en verplicht te laten, zodat meldingen over wijzigingen of annuleringen en herinneringsmails verstuurd kunnen worden.

Standaard zijn er herinneringsmails ingesteld, zowel voor de klant als de medewerker. Het is mogelijk om deze te verwijderen, aan te passen (zowel inhoud als herinneringsperiode), of nieuwe toe te voegen.

Reserveringspagina

In het beheer van de reserveringspagina wordt de uiteindelijke werking en uiterlijk van de pagina bepaald. Het is hier mogelijk om de eerder ingestelde beschikbaarheid over te nemen, of toch afwijkende instellingen op te nemen. Het is hierbij mogelijk om voor een specifiek datumbereik een andere instelling op te nemen. Verder kunnen een aantal opties ingesteld worden voor een planningsbeleid, tijdszones, en kleurthema.

Vanuit hier kan de reserveringspagina ook gepubliceerd worden waardoor het mogelijk wordt om de link te delen en afspraken kunnen worden gemaakt.

Agenda

Op de Agenda pagina kunnen de afspraken en agenda’s van medewerkers beheerd worden. Er wordt hier een algemene agenda weergegeven voor de afspraken die niet bij een specifieke medewerker zijn gereserveerd te tonen. Bij de medewerkers zelf wordt de beschikbaarheid uit de bestaande agenda’s getoond. Wanneer er andere afspraken in staan (die niet via Bookings zijn gemaakt) dan wordt er slechts “Bezet” weergegeven.

Het is mogelijk om via deze pagina ook handmatig nieuwe reserveringen toe te voegen. Iets wat gebruikt kan worden als afspraken bij voorbeeld ook telefonisch gemaakt kunnen worden.

Klanten

De klanten pagina toont de persoonsgegevens van iedereen die via de reserveringspagina een afspraak heeft gemaakt. Het is mogelijk om hier gegevens te bewerken en toe te voegen, maar het is (nog) niet mogelijk om deze te exporteren.

Integraties

Bookings is standaard al gekoppeld aan de agenda’s van medewerkers, maar kan verder ook gekoppeld worden aan Teams. Door de koppeling met het Microsoft 365 platform hebben de automatisch verstuurde herinneringen ook een grotere kans om in de inbox van de klant terecht te komen.

Voor intern gebruik

Het is mogelijk om een Bookings agenda aan te maken en alleen beschikbaar te stellen voor accounts binnen de eigen organisatie. Via de optie “Een Microsoft 365- of Office 365-account van mijn organisatie vereisen om te boeken” op de Reserveringspagina-pagina in het beheer kan de agenda afgesloten worden voor reserveringen van buitenaf. Hiermee kan Bookings worden gebruikt voor interne reserveringen zoals het plannen van een interne helpdesk.

Zelf aan de slag

Organisaties die al gebruik maken van Microsoft 365 hebben vaak al toegang tot de Bookings dienst. Dit is een onderdeel van de Business Standard, Business Premium en Enterprise abonnementen. Het zijn alleen de beheerder(s) van de agenda’s en Bookings die een van de genoemde abonnementen moeten hebben. Medewerkers wiens tijd geboekt kan worden hebben deze abonnementen niet nodig, het is mogelijk om gebruikers zonder licentie hiervoor in te zetten zo lang zij wel als gebruiker binnen de organisatie zijn aangemaakt. De klant die een afspraak maakt heeft helemaal geen Microsoft account nodig.

Wie de nodige rechten heeft kan Bookings vinden in de Microsoft 365 portal, door links onder de icon voor Alle Apps te selecteren, en vervolgens het Bookings logo aan te klikken.

De tool is nog steeds in ontwikkeling. Wij verwachten dat er in de loop van dit jaar nieuwe functionaliteiten toegevoegd zullen worden en dat de Nederlandstalige vertalingen in het beheer (die op dit moment hier en daar te wensen overlaten) verbeterd zullen worden.