Microsoft brengt steeds meer applicaties naar het Microsoft 365 platform en nu is Visio aan de beurt. Visio is een programma waarmee diagrammen en schema’s gemaakt kunnen worden. De nieuwe dienst wordt een gratis toevoeging aan de zakelijke abonnementen.

Wat is Visio?

Visio is een onderdeel van Microsoft Office waarmee iemand diagrammen en schema’s kan maken. Het programma wordt veel gebruikt voor het maken van stroomschema’s, (kantoor)plattegronden, datamodellen en andere diagrammen. Omdat er een onderliggende structuur is in deze diagrammen blijven dit soort schema’s beter beheersbaar dan soortgelijke schema’s die vaak in kleinere bedrijven in Excel, PowerPoint of zelfs Paint worden getekend. Ook is het mogelijk om een schema automatisch te genereren op basis van een gegevensbron zoals een Excelbestand of database.

Het programma bestaat al sinds 1992 en is dus bijna 30 jaar oud. Microsoft heeft het product in 2000 overgenomen. Sinds die tijd is het doorontwikkeld en geïntegreerd in Office.

Integratie

Door integratie met Office en Microsoft 365 kunnen er diagrammen gegenereerd worden vanuit externe databronnen en kunnen andere diagrammen binnen andere applicaties bewerkt worden. Wat veel wordt gedaan is het koppelen met Excel-bestanden om op basis daarvan diagrammen te laten maken met de Data Visualizer van Visio. Een andere veelgebruikte databron is Active Directory, waarmee het mogelijk is om de organisatiestructuur van een bedrijf visueel weer te geven.

De integratie maakt het ook mogelijk om medewerkers samen te laten werken door bij voorbeeld in Teams samen een diagram te laten bewerken en gemaakte diagrammen op te nemen in een visualisatie van Power BI.

Visio Online

Volgens de bekendmaking van Microsoft2 wordt de nieuwe Visio Online dienst een onderdeel van de bestaande zakelijke en enterprise abonnementen van Microsoft 365. Het gaat hierbij om een versie met beperkte functionaliteit. Voor veel bedrijven zijn de gewenste diagrammen niet al te complex en voldoet een simpelere interface. Dit is te vergelijken met de online versies van de andere Office applicaties zoals Word en Excel, die veel van de basismogelijkheden in zich hebben, maar voor meer complexe scenario’s niet gelijk staan aan de desktop applicaties.

Bedrijven met meer complexe behoeftes kunnen het beste de desktop applicatie blijven gebruiken. De Visio 1 en Visio 2 licenties blijven daarom ook bestaan. Deze staan gebruik toe van de Visio web app en de Visio desktop applicatie die beiden nog steeds meer uitgebreide mogelijkheden bieden vergeleken met deze nieuwe online versie van Visio.

Overigens hebben gebruikers die de diagrammen alleen bekijken of becommentariëren geen licentie nodig. Microsoft heeft een Visio Viewer programma dat gratis gebruikt kan worden om Visio diagrammen te openen, bekijken en van commentaar te voorzien. In dit programma is het niet mogelijk om een diagram aan te passen. De “Viewer” programma’s van overige Office applicaties zoals Word en Excel worden niet meer beschikbaar gesteld en er wordt verwezen naar het gebruik van de online versies hiervan. Het is te verwachten dat dit ook zal gebeuren met de Visio Viewer nu er steeds meer energie wordt gestoken in de online versie van Visio.

Visio Online is nog in early access. Dit is een soort beta-versie waarbij slechts een beperkt aantal gebruikers toegang krijgen terwijl Microsoft de laatste bugs er uit kan halen voordat het aan een breed publiek wordt gepresenteerd. De verwachting is dat de dienst in de loop van dit jaar verder wordt uitgerold naar alle organisaties binnen Microsoft 365.

Voorbeelden van diagrammen en schema’s

Om een indruk te geven van de mogelijkheden van Visio volgen hieronder een aantal voorbeelden met links naar verdere uitleg van Microsoft. Voor veel soorten diagrammen en schema’s heeft Microsoft templates ontwikkeld die als basis gebruikt kunnen worden. Hiermee kunnen diagrammen makkelijker en sneller gemaakt worden en wordt er ook voor gezorgd dat deze een uniforme uitstraling krijgen.

Stroomdiagrammen

Een simpel stroomdiagram

Er zijn binnen Visio veel mogelijkheden voor het maken van stroomdiagrammen en diagrammen om processen in kaart te brengen. Het is ook mogelijk om dit volgens specifieke methodologien te doen zoals via BPMN maar ook andere worden ondersteund zoals IDEF0, ITIL, SDL, Six Sigma en TQM. Naast de templates is er ook een grote bibliotheek aan vormen en componenten beschikbaar om de nodige gegevens weer te geven.

Organigrammen

Een organogram van een simpele bedrijfshierarchie

Met organigrammen kunnen de structuren van een bedrijf of team uitgebeeld worden. Zoals eerder genoemd is dit een soort diagram waar de mogelijkheid tot het koppelen van gegevens goed van pas komt. Door gegevens uit Active Directory te lezen kan de volledige bedrijfsstructuur automatisch gevisualiseerd worden.

Plattegronden

Een plattegrond van een kantoor met social distancing maatregelen

Visio kan ook gebruikt worden om plattegronden te maken. Dit kan voor schematische weergaves, maar ook meer gedetaileerde opties zijn mogelijk zoals in de afbeelding hierboven waar een plattegrond is gemaakt met het doel om werkplekken en social distancing regels weer te geven.

Netwerkdiagrammen

Een diagram dat een set hardware in een kantoornetwerk weergeeft

Visio wordt ook veel gebruikt om netwerkdiagrammen te maken. De applicatie ondersteunt zowel logische als fysieke modellen, in het eerste geval worden vooral informatiestromen en processen weergegeven terwijl in het tweede geval het meer werkt als een plattegrond.

Brainstormen

Een brainstormdiagram

Ook voor brainstormsessies kan Visio goed gebruikt worden. Er zijn sjablonen om bij voorbeeld mind-maps, visgraatdiagrammen en SWOT analyses mee te maken.

Andere soorten diagrammen

Naast bovengenoemde diagrammen heeft Visio nog een groot scala aan templates en componenten waarmee bij voorbeeld verschillende UML diagrammen gemaakt kunnen worden, database schema’s, planningen en tijdsschema’s en elektrotechnische diagrammen opgesteld kunnen worden.

Microsoft heeft een aantal pagina's waarin meer voorbeelden worden getoond.