Het komt vaak voor dat je gemaakte aantekeningen op papier of een whiteboard wil bewaren, of misschien de gegevens op een visitekaartje graag digitaal zou hebben. De Microsoft Lens app kan hierbij helpen.

Microsoft Lens is een mobiele app waarmee je makkelijk documenten en handgeschreven aantekeningen kan scannen. De app is gratis en beschikbaar voor zowel iOS1 als Android2.

Mogelijkheden

De nadruk van de Lens app ligt op het scannen van aantekening, zowel op papier als op bij voorbeeld whiteboards. De bedoeling is om een soepele transitie te kunnen maken van een overleg waarbij punten op een whiteboard zijn opgeschreven naar een digitaal werkproces waarin die punten worden uitgewerkt.

Naast dit soort aantekeningen kunnen uiteraard ook "gewone" documenten gescand worden. De app helpt hierbij om de genomen foto te draaien en kantelen om zo tot een optimale scan te komen.

Voor visitekaartjes heeft Lens een speciale functie. De app kan namelijk visitekaartjes herkennen bij een scan en dan de contactgegevens inlezen en als contact opslaan.

De Lens app kan daarnaast de afbeeldingen converteren naar PDF, Word, PowerPoint, en Excel bestanden. Uiteraard is het ook mogelijk om deze gegevens in een OneNote notitieboek op te slaan, of binnen OneDrive.

Door de integratie met OneNote en OneDrive is het ook meteen mogelijk om de gescande gegevens te delen met collega's.

Microsoft is op de achtergrond de app verder aan het ontwikkelen en bezig om het ook te integreren in andere onderdelen van het Microsoft 365 platform. Mogelijk wordt de app na een bepaalde tijd weer offline gehaald omdat het een integraal onderdeel is geworden van bij voorbeeld de OneNote app.

Alternatieven

Microsoft is natuurlijk niet de enige partij die een dergelijke app heeft gemaakt. Er zijn tal van alternatieven die afhankelijk van de eisen en wensen een goed alternatief kunnen zijn. Zo is er bij voorbeeld Adobe Scan5 en SwiftScan6.

Beide apps hebben bepaalde voordelen. Voor bedrijven die veel met Adobe producten werken heeft de koppeling en werkwijze van de Adobe Scan app voordelen. SwiftScan heeft ook een uitgebreider pakket van functionaliteiten en mogelijkheden tot koppelingen maar mist de diepere integratie met het Microsoft 365 platform.

Veel scannen?

Wanneer er veel papieren gescand moet worden dan kan er uiteraard beter gekozen worden voor een apparaat wat daar specifiek voor gemaakt is. Betere multifunctionele printers kunnen goed stapels papieren verwerken, maar er kan ook voor een losse document scanner gekozen worden. Dit laatste is zeker aan te raden als er een grote bulk verwerkt moet worden, bij voorbeeld naar een (gedeeltelijke) digitalisering van een administratie of ander archief.

Een document scanner is ook aan te raden wanneer er regelmatig veel gescand moet worden, bij voorbeeld omdat er elke maand een stapel papieren door relaties wordt aangeleverd die vervolgens digitaal verwerkt moeten worden.