De beste opties om email hand­tekeningen toe te voegen in Outlook en Microsoft 365

Wanneer er namens een (medewerker van een) bedrijf gemaild wordt, dan moeten een aantal gegevens vermeld worden, met name de handelsnaam van het bedrijf en het KvK-nummer zijn verplicht. Afhankelijk van de vorm van het bedrijf zijn er ook andere gegevens die verplicht of aan te raden zijn, zoals het btw-nummer, de volledige statutaire naam met rechtsvorm (wanneer deze afwijkt van de handelsnaam) en vestigingsplaats. Bij verkoop op afstand zijn volledige contact– en adresgegevens ook nodig.

Naast de verplichte onderdelen zijn er natuurlijk een aantal zaken die gewenst kunnen zijn. Door een logo te plaatsen kan er een duidelijke branding aan het bericht meegegeven worden en door een professionele uitstraling van de handtekening kan het vertrouwen in het bedrijf vergroot worden. Verder kan het prettig zijn voor de ontvanger om direct de (contact)gegevens van de verzendende medewerkers te krijgen zoals telefoonnummer, functie en afdeling. Dit is ook een goede plek voor links naar een website of social media kanalen van het bedrijf.

Er zijn een aantal verschillende manieren om handtekeningen automatisch toe te voegen aan email berichten in Outlook en Microsoft 365. Wij zullen deze hieronder beschrijven samen met de bijhorende voor– en nadelen.

Handtekeningen in Outlook

Voordelen: Simpel in de stellen, direct onder het meest recente bericht geplaatst, zichtbaar bij schrijven van mail.

Nadelen: Beheer per gebruiker en programma/app, geen centrale controle en groter risico op fouten.

De optie om in Outlook een handtekening toe te voegen zal vaak de meest simpele methode zijn. Iedereen kan in Outlook in de opties handtekeningen instellen, en daarbij ook makkelijk selecteren welke standaard gebruikt moet worden. Het voordeel is de simpelheid. Er zijn echter ook een aantal nadelen, zeker wanneer een bedrijf een groter aantal medewerkers heeft.

Doordat iedereen afzonderlijk een handtekening kan instellen, is het gevolg dat iedereen ook afzonderlijk een handtekening moet instellen. Er kunnen makkelijk fouten ontstaan, en wanneer er een wijziging is in de inhoud of de structuur van de handtekening dan moet dit bij alle medewerkers individueel aangepast worden. Voor elke medewerker zal het ook nodig zijn om dit per apparaat in te stellen. Iemand die vanaf een werkplek met Outlook werkt, maar ook thuis een pc heeft en daarnaast een mobiel zal het drie keer moeten instellen.

Verder heeft iedere gebruiker zelf volledige controle over de handtekening. Het is snel gebeurd dat iemand er voor kiest om de handtekening iets aan te passen door gegevens toe te voegen of verwijderen. Hierbij kan de opmaak verstoord worden. Doordat elke medewerker de eigen handtekening kan wijzigen is de uniformiteit dan ook vaak snel verdwenen.

Dit alles betekent dat handmatig handtekeningen instellen alleen aan te raden is bij eenmanszaken en zeer kleine organisaties.

Disclaimers in Microsoft 365

Voordelen: Centraal beheer & standaardisatie, automatisch gevuld met gegevens van de afzender.

Nadelen: Toegevoegd onder de volledige mailwisseling, pas bij ontvangst zichtbaar.

Microsoft 365 heeft in zichzelf functionaliteit waarmee onder alle verzonden e-mails een stuk opgemaakte tekst geplaatst kan worden via zogenaamde mail flow of mail transport rules. Met een regel kan een handtekening ingesteld worden samen met voorwaarden onder welke deze toegevoegd moet worden.

Het is mogelijk om een format in te stellen met tags die worden gevuld met de gegevens van de verzendende medewerker. Hierdoor kan een handtekening automatisch gevuld worden met gegevens zoals naam, email, telefoonnummer(s), functie, afdeling, en adres van de betreffende medewerker. Door gebruik te maken van de voorwaarden kan er ook gekozen worden om afhankelijk van het verzendende of ontvangende adres een afwijkende handtekening toe te voegen, of deze over te slaan. Bij voorbeeld kan de handtekening alleen voor externe ontvangers toegevoegd worden, of kunnen er voor externe en interne mails verschillende handtekeningen gedefinieerd worden.

Een nadeel van deze methode is dat de handtekening altijd helemaal onderaan het bericht komt. Wanneer er een antwoord op een mail wordt gestuurd dan komt de handtekening dus onder het originele bericht, en niet onder het antwoord. Omdat de handtekening pas tijdens het verzenden wordt toegevoegd is de handtekening ook niet zichtbaar voor de medewerker die de mail opstelt, wat soms verwarrend kan zijn.

Handtekeningen via een externe dienst

Voordelen: Centraal beheer & standaardisatie, direct onder het meest recente bericht geplaatst.

Nadelen: Licentiekosten.

Uiteindelijk is het ook mogelijk om een dienst in te schakelen waarmee mails voorzien worden van handtekeningen. Door de mail flow van Microsoft 365 koppelen aan een externe dienst (binnen het Azure platform) wordt het mogelijk om een centraal beheer van handtekeningen te krijgen en de handtekeningen ook steeds onder het meest recente bericht te laten plaatsen. De marktleider in deze dienst is CodeTwo, waar Panthera ook partner van is.

Net zoals bij de hierboven genoemde disclaimers is het mogelijk om een format op te stellen dat automatisch gevuld wordt met naam en andere gegevens van de medewerker.

Het nadeel hiervan is dat er kosten aan verbonden zijn, terwijl de eerdergenoemde opties kosteloos te gebruiken zijn. De kosten voor dit soort diensten zijn meestal tussen één en anderhalve euro per gebruiker per maand. Daarvoor wordt wel een oplossing geleverd die veel meer kan dan de disclaimers van Microsoft 365 en waar vaak ook extra functionaliteit wordt geboden. Dit bij voorbeeld in de vorm van een gecentraliseerde en gestandaardiseerde out of office berichten die ingeschakeld kunnen worden wanneer een medewerker afwezig of uit dienst is of meer geavanceerde filters om te bepalen hoe en wanneer een handtekening toegevoegd moet worden.

Slot

Een handtekening onderaan e-mails is voor bedrijven niet alleen een kwestie van professionele uitstraling, maar ook een manier om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Wij hebben hierboven een aantal opties omschreven.

Zelfstandige ondernemers kunnen kiezen om de handtekeningen in Outlook (en andere gebruikte mail programma’s) in te stellen, maar bedrijven met meerdere personeelsleden doen er goed aan om een centraal beheerde oplossing te kiezen. Afhankelijk van wensen en budget kan er gekozen worden voor de disclaimers van Microsoft 365 of een externe add-on dienst. Wij adviseren en helpen graag bij het gebruik van deze oplossingen.