Er zijn genoeg redenen om een handtekening toe te voegen aan alle zakelijk emails die je verstuurt. Niet alleen kan het goed zijn voor het imago van het bedrijf, het is ook een voordehand liggende plek om aan wettelijke vereisten te voldoen.

Wanneer er namens een (medewerker van een) bedrijf gemaild wordt, dan moeten een aantal gegevens vermeld worden, met name de handelsnaam van het bedrijf en het KvK-nummer zijn verplicht. Afhankelijk van de vorm van het bedrijf zijn er ook andere gegevens die verplicht of aan te raden zijn, zoals get Btw-nummer en de volledige statutaire naam met rechtsvorm (wanneer deze afwijkt van de handelsnaam) en vestigingsplaats. Bij verkoop op afstand zijn volledige contact en adresgegevens ook nodig.

Naast de verplichte onderdelen zijn er natuurlijk een aantal zaken die gewenst kunnen zijn. Door een logo te plaatsen kan er een duidelijke branding aan het bericht meegegeven worden, en door een professionele uitstraling van de handtekening kan het vertrouwen in het bedrijf vergroot worden. Verder kan de communicatie met relaties verbeterd worden door links naar een website of social media, en door het toevoegen van (contact)gegevens van de verzendende meedenkers zoals telefoonnummers, functie en afdeling.

Er zijn een aantal verschillende manieren om handtekeningen automatisch toe te voegen aan email berichten in Outlook en Office 365. Wij zullen deze hieronder beschrijven samen met de bijhorende voor– en nadelen.

Handtekeningen in Outlook

Voordelen: Simpel in de stellen, direct onder het meest recente bericht geplaatst en zichtbaar bij schrijven van mail.

Nadelen: Beheer per gebruiker en programma/app, geen centrale controle en groter risico op fouten.

De optie om in Outlook een handtekening toe te voegen zal vaak de meest simpele methode zijn. Iedereen kan in Outlook in de opties handtekeningen instellen, en daarbij ook makkelijk selecteren welke standaard gebruikt moet worden. Het voordeel is de simpelheid. Er zijn echter ook een aantal nadelen, zeker wanneer een bedrijf een groter aantal medewerkers heeft.

Doordat iedereen afzonderlijk een handtekening kan instellen, is het gevolg dat iedereen ook afzonderlijk een handtekening moet instellen. Het is snel gebeurd dat er fouten ontstaan, en wanneer er een wijziging is in het format of de structuur van de handtekening dan moet dit bij alle medewerkers individueel aangepast worden. Voor elke medewerker zal het ook nodig zijn om dit per apparaat in te stellen. Iemand die vanaf een werkplek met Outlook werkt en ook een mobiel heeft zal dus twee keer ingesteld moeten worden.

Verder heeft iedere gebruiker zelf volledige controle over de handtekening, en het is snel gebeurd dat iemand er voor kiest om de handtekening iets aan te passen door gegevens toe te voegen of verwijderen. Hierbij kan het ook makkelijk gebeuren dat de opmaak verstoord wordt.

Dit alles betekent dat handmatig handtekeningen instellen alleen aan te raden is bij eenmanszaken en zeer kleine organisaties.

Disclaimers in Office 365

Voordelen: Centraal beheer & standaardisatie, automatisch gevuld met gegevens van de afzender.

Nadelen: Toegevoegd onder de volledige mailwisseling.

Office 365 heeft in zichzelf functionaliteit waarmee onder alle verzonden emails een stuk opgemaakte tekst geplaatst kan worden via z.gn. mail flow of mail transport rules. Met een regel kan een handtekening ingesteld worden samen met voorwaarden onder welke deze toegevoegd moet worden.

Het is mogelijk om een format in te stellen met tags die worden gevuld met de gegevens van de verzendende medewerker. Hierdoor kan een handtekening automatisch gevuld worden met gegevens zoals naam, email, telefoonnummer(s), functie, afdeling, en adres van de betreffende medewerker. Door gebruik te maken van de voorwaarden kan er ook gekozen worden om afhankelijk van het verzendende of ontvangende adres een afwijkende handtekening toe te voegen, of deze over te slaan (bij voorbeeld voor interne mails).

Een nadeel van deze methode is dat de handtekening altijd helemaal onderaan het bericht komt. Wanneer er een antwoord op een mail wordt gestuurd dan komt de handtekening dus onder het originele bericht, en niet onder het antwoord.

Handtekeningen via een externe dienst

Voordelen: Centraal beheer & standaardisatie, direct onder het meest recente bericht geplaatst.

Nadelen: Kosten en afhankelijkheid van een externe dienst.

Uiteindelijk is het ook mogelijk om een dienst in te schakelen waarmee mails voorzien worden van handtekeningen. Door de mail flow van Office 365 koppelen aan een externe dienst (vaak binnen het Azure platform) wordt het mogelijk om een centraal beheer van handtekeningen te krijgen, en de handtekeningen ook steeds onder het meest recente bericht te plaatsen.

Het nadeel hiervan is uiteraard dat er vertrouwd moet worden op een externe dienst die alle verstuurde mails zal ontvangen en bewerken. Er zijn bij deze diensten ook altijd kosten aan verbonden. De kosten voor dit soort diensten zijn over het algemeen rond één euro per gebruiker per maand.

Slot

Een handtekening onderaan emails is voor bedrijven niet alleen een kwestie van professionele uitstraling, maar ook een manier om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Wij hebben hierboven een aantal opties omschreven.

Zelfstandige ondernemers kunnen kiezen om de handtekeningen in Outlook (en andere gebruikte mail programma's) in te stellen, maar bedrijven met meerdere personeelsleden doen er goed aan om een centraal beheerde oplossing te kiezen. Afhankelijk van wensen en budget kan er gekozen worden voor de disclaimers van Office 365 of een externe add-on dienst. Wij adviseren en helpen graag bij het gebruik van deze oplossingen.