Het komt voor dat het e-mailadres van een persoon binnen een bedrijf moet worden aangepast. Dit aanpassen kan zonder risico’s plaatsvinden mits goed doordacht. In dit artikel gaan we daar op in.

Naamconventie

Bij kleinere bedrijven komt het regelmatig voor dat men kiest voor e-mailadressen waarbij alleen de voornaam wordt gebruikt. Daardoor ontstaan er e-mailadressen zoals carol@bedrijf.nl. Deze keuze is niet zo vreemd wanneer men bijvoorbeeld de suggestie wil wekken dat de medewerkers erg toegankelijkheid zijn.

Maar wat als er een Carol werkzaam is en een nieuwe medewerker ook Carol heet? Moet zij dan als mailadres carol2@bedrijf.nl gaan krijgen of wordt bij haar wel de achternaam vermeld?

Om dit soort problemen te voorkomen moet je, wanneer je de standaard vast gaat leggen, goed nadenken wat daar de consequenties van zijn. Bij echt grote omgevingen zie je nog wel eens dat de voornaam en achternaam volledig worden uitschreven, gescheiden door een punt waardoor carol.meeuwsen@bedrijf.nl ontstaat. Maar dit is weer niet zo handig om te onthouden.

Ook worden nog wel eens trigrammen gebruikt. Voor Carol Meeuwsen zou dan cme@bedrijf.nl worden aangemaakt. De eerste letter van de voornaam dus, en de eerste twee van de achternaam. De kans dat hetzelfde trigram voorkomt is veel kleiner dan dat alleen de eerste letter van de voornaam en de eerste letter van de achternaam zouden worden gebruikt. Dus ook binnen grotere omgevingen werken trigrammen vaak goed. Daar waar dan toch nog een doublering voorkomt, kiest men dan vaak de eerst volgende letter in de achternaam die afwijkend is. Voor Carl Meander zou dan gelden: cma@bedrijf.nl.

Aliassen

Bij een mailbox hoort een e-mailadres. In feite is de mailbox de brievenbus waar de e-mail in bewaard wordt, terwijl het e-mailadres het adres is om die brievenbus te kunnen bereiken. Het e-mailadres is tevens het verzendadres van de brievenbus. Stuur je een mailtje vanuit de mailbox, dan staat er als afzender dit e-mailadres boven.

Het is echter mogelijk om een brievenbus, naast zijn e-mailadres, een aantal extra adressen te geven. Op die manier is het mogelijk dat een organisatie voor Carol Meeuwsen een mailbox aanmaakt met als e-mailadres carol.meeuwsen@bedrijf.nl en daar een extra e-mailadres aan koppelt zoals cme@bedrijf.nl of carol@bedrijf.nl Naar welk adres de mail ook gestuurd wordt, in alle gevallen zal de mail in dezelfde mailbox terecht komen.

Het gebruik van een alias is een hele goede manier om een verandering van e-mailadressen door te voeren. Werd voorheen gebruik gemaakt van alleen de voornaam en besluit men met trigrammen te gaan werken, dan kan het trigram e-mailadres als verzendadres worden ingesteld en het voornaam e-mailadres als alias. Op die manier zal geen mail verloren gaan terwijl langzamerhand iedereen toch gewend raakt aan de nieuwe naamconventie.

Domeinnaam wijziging

Een stuk lastiger wordt het wanneer de domeinnaam wordt gewijzigd. Als het e-mailadres carol@bedrijf.nl voortaan carol@organisatie.nl moet worden, dan kan daar immers niet zomaar een alias voor worden aangemaakt.

Wat wel kan is dat dit tweede domein ook aan de mailserver wordt verbonden en dan is het wel mogelijk om een van de e-mailadressen als verzendadres op te geven en de ander als alias. Hierdoor zal mail gestuurd naar een van deze e-mailadressen dus in dezelfde mailbox terecht komen.

Bij een dergelijke constructie zal uiteindelijk hetzelfde plaatsvinden als bij het veranderen van het verzendadres: na verloop van tijd zijn mensen gewend aan het nieuwe adres en mail verstuurd naar het oude adres blijft nog steeds aankomen. Tenminste, als de oude domeinnaam maar niet wordt opgezegd.

Overigens is het opzeggen van oude domeinnamen vaak toch niet zo’n goed plan. Het kan soms jaren duren voordat niemand er meer gebruik van maakt en mail zou op die manier niet alleen verloren kunnen gaan, maar zelfs in handen kunnen komen van een mogelijk nieuwe eigenaar van deze domeinnaam. Voor de prijs waarvoor domeinnamen kunnen worden aangehouden zou dat geen echt issue moeten zijn.

Bericht

Als je toch van e-mailadres wijzigt, dan is het aan te bevelen om de overgang zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen. Wat je daarvoor kunt ondernemen is dat je een rule aanmaakt in bijvoorbeeld Outlook waardoor mensen automatisch een bericht krijgen wanneer ze naar het oude e-mailadres mailen. In dat bericht schrijf je dat je dit e-mailadres niet langer gebruikt, maar dat je het bericht (tijdelijk) laat doorsturen naar je nieuwe mailadres. Dat nieuwe mailadres moet je dan natuurlijk wel vermelden. Daarnaast vraag je of ze voortaan het nieuwe adres willen gebruiken en het oude uit hun adressenlijst willen halen.

Slot

Het probleemloos wijzigen van e-mailadressen is dus wel degelijk mogelijk, maar het vereist een zekere doorlooptijd en een goed doordachte aanpak. Gebruik de mogelijkheid van aliassen en het gegeven dat meerdere domeinnamen naast elkaar naar dezelfde mailbox kunnen verwijzen.