We versturen wat e-mail: de Radicatie Group onderzocht dat een werknemer gemiddeld 47 mailtjes per dag verstuurt, en er 99 ontvangt. Wat doet dat nu met ons gevoel van welzijn?
Toen eenzelfde soort onderzoek werd uitgevoerd bij Intel, bleek dat de 100.000 werknemers ongeveer twintig uur per week bezig waren hun e-mail te verwerken. Een slordige dertig procent van deze berichten bleek niet echt zinvol te zijn voor het werk. Denk dan aan berichten waarin alleen `oke` en `thanks` wordt geantwoord. Zonde van de (kostbare) tijd dus.
Het gemak van e-mail is zo natuurlijk wel bekend, maar er schuilen ook gevaren in het gebruik er van. Voorstanders geven wel aan dat e-mail tijd bespaart. Immers, via de telefoon en fax zou het allemaal veel meer tijd in beslag nemen en dat op vaak ongewenste momenten. Maar gebleken is dat we met e-mail veel vaker, maar niet perse meer communiceren, dan met de andere communicatiemiddelen en dat een verkeerd gebruik snel kan leiden tot emotionele en zelfs bedrijfseconomische schade.
Ooit introduceerden wij e-mail bij veel van de grotere organisaties. Organisaties die daar toen voor het eerst gebruik van gingen maken. Wij introduceerden e-mail naar de gebruikers met als verkoopargument; ‘een informeel zakelijk communicatiemiddel dat locatie- en tijdonafhankelijk gebruikt kan worden’. E-mail heeft in praktijk echter voor velen het effect dat ze er een voortdurend en opgejaagd gevoel door krijgen. Dat past niet in het tijd- en locatieonafhankelijke aspect. De e-mailbox is bij deze mensen gaan werken als de mobiele telefoon. Je moet hem altijd aan hebben staan, snel reageren en zorgen dat hij niet overloopt van de berichten. Deze ‘gekte’ kan alleen worden tegengegaan door zowel individueel als organisatorisch maatregelen te treffen. Door bijvoorbeeld de mailsoftware tijdelijk uit te zetten, e-mail op vaste momenten op de dag te verwerken en afspraken te maken over hoe berichten worden opgesteld, wat wel/niet via e-mail moet gaan en hoe de CC en BCC gebruikt moet worden.
Dat e-mail de vervanger wordt voor persoonlijk contact, is uit den boze, zo menen enkele psychologen en onderzoekers. Wat dat betreft hadden we vijftien jaar geleden gelijk. We gaven niet alleen aan dat het gebruik van e-mail voordelen had, maar dat er ook nadelen aan verbonden waren. Voor emotioneel geladen of complexe onderwerpen is e-mail geen geschikt communicatiemiddel. Als communicatie daadwerkelijk voor 80% uit non-verbale zaken bestaat, zien we wat we missen in de e-mail, de smilies ten spijt. We zeggen dan liever dat e-mail een uitermate handig communicatiemiddel is dat niet in vervanger is van de andere communicatiemiddelen, maar een er naast. Een mediakeuze tabel, waarin met een oogopslag gezien kan worden welk type bericht met welk communicatiemiddel het beste verstuurd kan worden, doet al wonderen!