De behoefte om heel direct te kunnen communiceren, lijkt in rap tempo toe te nemen. Sms, een van de eerste manieren om op deze wijze te communiceren, wordt inmiddels overschaduwd door diverse andere “chat-achtige” mogelijkheden zoals Skype en WhatsApp Messenger.

Behoefte aan zakelijk ‘snelle communicatie’

Deze behoefte bestaat niet alleen binnen het privégebruik. De tendens om heel direct te kunnen communiceren neemt ook in het zakelijk gebruik hand over hand toe.  Op voicemail en email wil men niet meer wachten. We menen dat we productiever worden met directe communicatie. En misschien zijn we ook wel gewoon wat ongeduldiger geworden oif teveel gewend en verwend door de bestaande populaire communicatiemiddelen. Wat de reden ook is, de behoefte aan directe communicatie neemt toe. We lijken het minder erg te vinden ‘tussendoor’ berichtjes te ontvangen, waar snel op gereageerd kan en zelfs moet worden. Wat het succes van WhatsApp dan ook in ruime mate verklaart.

Bij onze klanten merkten we al veel eerder op dat medewerkers steeds vaker verwachten dat ze gebruik kunnen maken van de mogelijkheden die ze thuis ook hebben. Als de toegang tot Skype, Facebook of Twitter is afgesloten, voelt men zich soms als een klein kind behandeld. Dat er een wens is deze middelen ook echt zakelijk in te zetten, moge overigens duidelijk zijn. Medewerkers willen steeds vaker  sneller met hun collega’s of klanten kunnen schakelen. Ze weten dat het technisch mogelijk is het bureaublad te kunnen delen of een videoconference te kunnen starten, maar als dat op de zaak niet kan, en dat frustreert dan natuurlijk.

Juist omdat veel ondernemers ook de keerzijde van het toestaan van deze mogelijkheden kennen, zien zij in het vrijelijk gebruik risico’s. Risico’s ten aanzien van arbeidstijdverlies, afleiding en bijvoorbeeld security issues. Ze voelen zich daardoor niet zelden in een spagaat getrokken. Er zijn echter interessante oplossingen ontwikkeld die de mogelijkheid tot ‘the best of both worlds’ herbergen. Microsoft Lync is er daar een van.

Wat doet het?

Microsoft Lync is een software pakket dat, eenmaal geïnstalleerd op een server, de rol van communicatie regisseur op zich neemt. Lync maakt het mogelijk dat gebruikers veilig kunnen communiceren met collega’s en klanten van zowat iedere locatie, ieder device en op ieder moment. Microsoft Lync werkt samen met de bekende Microsoft producten zoals Microsoft Exchange en gebruikt daarvan bijvoorbeeld de contactpersonen en de agenda functionaliteit. Omdat Microsoft Lync zelfs (deels) een traditionele telefooncentrale kan vervangen, kun je, door de verregaande integratie, in Microsoft Outlook de gemiste oproepen zien en voicemail berichten beluisteren. Maar er is nog meer mogelijk.

Een medewerker die werkt in een organisatie waar Microsoft Lync in gebruik is genomen, kan met Lync snel zien of collega’s, maar ook klanten of leveranciers aanwezig zijn. Omdat koppelingen met CRM- en ERP-systemen mogelijk zijn, zijn bijzondere mogelijkheden beschikbaar op dit gebied tussen collega’s. De mate waarin de gebruikte functionaliteit wordt ingezet, kan bepalen dat zichtbaar wordt gemaakt of een collega of klant aan de telefoon is. Men kan met deze partijen chatten (WhatsApp en sms vergelijkbaar) of videoconferencing opzetten. Men kan bellen of overgaan tot het beleggen van een online meeting met meerdere personen. Microsoft Lync ondersteunt het IP tot IP bellen, dus bellen over internet en, zoals eerder aangegeven, kan het zelfs delen van de traditionele telefooncentrale vervangen.

Microsoft Lync kan dus gebruikt worden als ‘digitaal communicatie centrum’ binnen organisaties waarbij een tal van instellingsmogelijkheden beschikbaar zijn om het ook tot een echt zakelijk communicatie centrum te maken. En juist omdat Microsoft Lync zorgt voor de integratie van de verschillende communicatievoorzieningen, zoals telefonie, e-mail, chat, en audio- en videoconferencing, biedt het grote voordelen boven de losse oplossingen voor deze platformen.

Nadelen

De installatie en implementatie van Microsoft Lync zal de communicatie ingrijpend veranderen voor medewerkers, klanten en leveranciers. Met het installeren alleen komt men er dus niet. Het proces moet goed begeleid worden, willen de voordelen daadwerkelijk ten volle benut kunnen worden. De implementatie van Microsoft Lync biedt overigens niet alle traditionele mogelijkheden van een moderne SIP-telefooncentrale en wil je Microsoft Lync volledig benutten, dan hebben klanten ook aanvullende producten nodig voor de totaaloplossing.

Microsoft Lync is hierdoor als alleenstaande oplossing dus niet voldoende geschikt om de bestaande telefooncentrale geheel te vervangen. Daar heb je dan aanvullende producten voor nodig. Oplossingen die bij versie 2010 van Microsoft Lync pas echt interessant werden voor organisaties met 250 of meer werkplekken. Voor de meeste Nederlandse MKBers was deze optie dus niet interessant genoeg.

Microsoft Lync is daarbij niet goedkoop. De losse communicatiemiddelen, zoals Skype en WhatsApp, zijn dat wel. Hoewel Microsoft Lync als communicatie regisseur absoluut zijn voordelen kent, is het daarom toch nog de vraag of op dit moment, voor in ieder geval de MKBer, de kosten wel opwegen tegen de voordelen. Daar kom je alleen achter als je de voor- en nadelen op een rijtje zet en dit legt op de behoeften van de individuele organisatie.