Er zijn tal van oplossingen voor het bijhouden van takenlijsten, van papier tot complexe softwaresystemen. Voor simpele lijsten is een combinatie van Microsoft To Do en Outlook een uitstekende optie.
Iedereen die Outlook gebruikt komt er snel achter dat je herinneringen en taken aan kan maken. Door email, agenda en taken in een programma te hebben is het makkelijk om het overzicht te houden. Microsoft To Do kan het beste gezien worden als een uitbreiding van de taken van Outlook.
Mogelijkheden
Wie Outlook en To Do heeft geïnstalleerd zal meteen zien dat deze systemen compleet synchroon werken. Taken en gemarkeerde mails in Outlook worden direct in To Do zichtbaar gemaakt. To Do heeft echter een aantal mogelijkheden die het interessant maken om naast Outlook te gebruiken.
Lijsten
Het is mogelijk om taken te categoriseren en te zoeken in Outlook, maar To Do gaat hier een stap in verder. Je kan makkelijk lijsten maken en daarin je taken onderverdelen bij voorbeeld per project of type werkzaamheid.
Tags en zoeken
Taken op inhoud zoeken in Outlook is mogelijk, maar omdat het niet een direct zichtbare optie is wordt het ook nauwelijks gebruikt. To Do doet dit beter. Er is direct een zoekveld zichtbaar en je kan bijna overal hashtags plaatsen. De hashtags worden ook meteen links waardoor je alle andere taken met dezelfde tag makkelijk terug kan vinden.
Sub-taken
In To Do kan er met een klik een of meer extra stappen binnen een taak aangemaakt worden. Hierdoor kan je in een taak een checklist maken waarmee in een oogopslag duidelijk wordt wat de status precies is en ook wat de vervolgstappen zijn.
Taken en lijsten delen met anderen
De taken van Outlook zijn gemaakt voor een persoonlijk werkproces. Het is mogelijk om taken aan anderen toe te kennen, maar daarmee wordt de taak alleen verlegd naar iemand anders. Het is niet mogelijk om als een team een gedeelde takenlijst op te stellen. Met To Do is dit wel mogelijk. Je kan een lijst met taken delen via een link waardoor anderen binnen het bedrijf ook toegang krijgen tot dezelfde taken.
Desktop programma, mobiele app en online
De functionaliteit van To Do is op alle grote platforms beschikbaar, zowel Windows desktops als mobiele apps. De web-interface maakt het daarnaast beschikbaar op elke device met een browser.
Beperkingen en ontwikkelingen
To Do is duidelijk een nieuwer product dan Outlook, en kan nog niet alles wat in Outlook kan. De taken binnen To Do kunnen wel een einddatum krijgen, maar geen startdatum. Het is verder ook nog niet mogelijk om een percentage aan te geven van hoe ver de taak is (alhoewel dit vaak beter met sub-taken weer kan worden gegeven) en de gewerkte uren kunnen ook niet vastgelegd worden.
Het is daarentegen wel duidelijk dat Microsoft deze dienst blijft ontwikkelen en de verwachting is dat de integratie en functionaliteiten van To Do en de taken van Outlook steeds meer naar elkaar toe zullen trekken. Door dit en de vriendelijke interface kan To Do nu al een goede eerste stap zijn voor mensen die nog niet een takenlijst gestructureerd bijhouden. Het is ook de moeite waard voor iedereen die al de taken van Outlook gebruikt en het nut ziet van de extra functionaliteiten van To Do.
