Iedere organisatie ontvangt en verstuurt met regelmaat PDF bestanden. Sinds enige tijd is het mogelijk dit formaat rechtstreeks vanuit bijvoorbeeld Word of Excel te produceren. Maar of dat genoeg is?

Historie

In 1991 ontstond het idee bij Adobe Systems om een standaard te ontwikkelen voor bestanden die door iedereen eenduidig te bekijken en af te drukken waren. Er zou daarbij sprake moeten zijn van WYSIWYG (“What You See Is What You Get”). De behoefte daartoe was groot omdat bij de vele onderling afwijkende bestandsformaten regelmatig irritante conversie problemen optraden. Een jaar later werd PDF geboren. Het Portable Document Format (PDF) werd daarmee een formaat dat kon worden gebruikt voor het uitwisselen van bestanden, onafhankelijk waarmee of waarop deze gemaakt werden.

Het idee achter het PDF formaat is dat de inhoud wordt opgeslagen op basis van PostScript. PostScript is een programmeertaal dat al tien jaar voor de ontwikkeling van PDF door Adobe Systems werd ontwikkeld om tekst en afbeeldingen te kunnen beschrijven voor printers. Dat wat naar de printer moest worden gestuurd was anders dan wat naar het beeldscherm ging. Daarom werden af te drukken documenten door PostScript als het ware omgezet naar een afbeelding van punten die naar de printer werd gestuurd zodat die wist waar wel of geen puntjes geplaatst moesten worden. We spreken over de tijd van de matrix printers en plotters en toen WYSIWYG nog in de kinderschoenen stond.

Intussen is PostScript, en daarmee PDF, uitgebreid met meer opties. PDF werd breed geaccepteerd en gewaardeerd zodat op dit moment meer gebruik gemaakt wordt gemaakt van PDF dan van PostScript. Dit niet op de laatste plaats omdat PDF verrijkt is met interactieve elementen zoals annotaties en formuliervelden, lagen, rich media (zelfs video) en driedimensionale objecten met U3D of PRC. Daarnaast is het mogelijk om digitale handtekeningen te gebruiken en om workflow mogelijkheden toe te passen. Het gaat dus al lang niet meer om alleen een gemakkelijk “ander bestandsformaat” dat relatief weinig ruimte op de harddisk in beslag neemt. Het gaat om een functioneel rijke omgeving.

Eenvoudig gebruik

In verreweg de meeste organisaties zien we echter dat PDF nog steeds in haar meest rudimentaire vorm wordt gebruikt. Bestanden gemaakt in Word of Excel worden opgeslagen als PDF en via de mail naar derden gestuurd. Niet zelden omdat het idee bestaat dat het bestand in PDF niet alleen kleiner is, maar vooral ook omdat het niet aan te passen zou zijn.

Deze aanname is echter onjuist. Als maker van een PDF bestand moet je namelijk eerst een aantal stappen ondernemen om een bestand te kunnen beveiligen tegen kopiëren, aanpassingen of conversies wanneer dat gewenst is. En daarvoor kom je niet weg met de export mogelijkheid van Word of Excel alleen.

Meer mogelijkheden

Ook andere functionaliteiten, zoals digitale handtekeningen of workflow opties of zelfs maar het combineren van twee PDF documenten tot een enkel document, vereisen andere software. Software die soms gratis via internet kan worden gedownload, maar waar in andere gevallen licenties voor aangeschaft moeten worden wil men gebruik kunnen maken van de extra functionaliteit. Producten zoals PDF Creator zijn daar bekend om geworden. Voor persoonlijk en relatief eenvoudige toepassingen kan men hier gratis versies van downloaden. Wil men meer, dan is een licentie benodigd.

Adobe Systems levert vanzelfsprekend ook software voor het werken met PDF bestanden. Het gratis software pakket Acrobat Reader is daar het bekendste van, maar andere producten zoals Adobe InDesign kunnen vanzelfsprekend exporteren naar diverse soorten PDF bestanden. De gekochte versies van Adobe Acrobat, zoals Adobe Acrobat Pro, bieden mogelijkheden zoals het vergelijken van verschillende PDF bestanden op verschillen, conversie van PDF naar Word, Excel of PowerPoint en tekst rechtstreeks in een PDF bestand aanpassen.

Wat moet je gebruiken?

Wil je meer, dan is het zinvol om even goed rond te kijken wat er zoals wordt aangeboden. Op werkstations of bijvoorbeeld terminal servers kan bijvoorbeeld niet altijd dezelfde software worden gebruikt. Daarnaast kunnen de prijzen sterk uiteen lopen en wijkt de snelheid, de functionaliteit en het gebruikersgemak soms ook behoorlijk af.