Dat een back-up een reservekopie van gegevens is die zich op een gegevensdrager bevindt, is iedereen bekend. Dat back-ups daarbij vaak niet, of niet goed worden gemaakt, ook. Dus what’s new? In dit artikel zullen we ons dan ook niet richten op de noodzaak, maar op verschillende scenario’s die eenvoudig in te zetten zijn en het gemak van back-ups (en het restoren) aanzienlijk vergemakkelijken. We laten geen reden meer over om back-ups niet te regelen.

Met de term back-up wordt vaak bedoeld dat gegevens van de harde schijf van een server op een tape worden weggeschreven. ‘Gedoe’, volgens veel MKBers, omdat het tapen langzaam zou gaan, de meldingen van de tape unit onduidelijk zijn, tapes niet zelden niet goed werken en er altijd te weinig van zijn. Het terugzetten van bestanden duurt heel lang, is niet altijd even gebruikersvriendelijk en zonder handleiding kom je er niet uit. De tape unit moet daarbij regelmatig gereinigd worden met cleaning tapes en zo kunnen we nog wel even doorgaan. We zijn voor het hebben van een back-up, maar tegen het maken er van. Het is een vervelend klusje, vinden veel MKBers, al is het belang wel degelijk bekend.

Overigens bleek opnieuw tijdens onderzoek dat de meeste MKB ondernemers hun back-up niet goed geregeld hebben. Dit is goed voor een schadepost van 188 miljoen euro (over 2007 en 2008). Men vertrouwt teveel op het systeem of op de door hun gemaakte back-up. Vaak falen systemen onverwachts of zijn de back-ups of de dragers waarop deze staan beschadigd of de back-ups simpelweg niet gelukt.

Back-ups van andere apparaten, zoals de data opgeslagen op een simkaart, kunnen om een of andere manier veel eenvoudiger gemaakt worden. Met een druk op de knop hebben we een back-up gemaakt, of hooguit na het installeren van een klein programma op de pc waarmee een back-up op de pc te plaatsen is. Deze kopieën blijken het gewoon te doen wanneer ze teruggezet moeten worden.

Waarom kan dit niet met de data van een server harddisk? Daar missen we een  vergelijkbare eenvoud en stabiliteit van de back-up voorziening. Dat zouden we daar ook wel willen. Er zijn echter nogal wat verschillen met het maken van deze back-ups. Als we de data van een telefoon moeten ‘restoren’, dan zetten we ineens alle contactgegevens terug. Van een server willen we vaak slechts een enkel bestand terugplaatsen. Bij e-mail berichten opgeslagen in een Exchange mail database ligt dit nog complexer. Vroeger werd de hele mail database van een dag daarvoor teruggezet. Dat is nu niet meer acceptabel. Iedereen werkt dan immers met de mailbox van gisteren. Daarnaast moeten we op eens server vaak openstaande bestanden back-uppen en is de omvang van de data veel groter.

Er is echter in de afgelopen jaren iets gebeurd wat een groot effect heeft op de back-up mogelijkheden, maar nog niet breed genoeg wordt ingezet. De prijzen voor hardware, en we doelen dan met name op die van harddisks, is sterk afgenomen. Tevens zijn er goede en grote betaalbare externe harddisks in de handel gekomen die via USB-2  een aardige performance kunnen neerzetten. Voor honderd EUR beschikt men al snel over een terrabyte extra harddiskruimte. Dus voor de prijs hoeven we het niet te laten. Maar wat maakt dit het back-uppen nu anders?

Op de eerste plaats kunnen we hierdoor veel sneller dan naar tapes, kopieën maken van de aanwezige data. Ook het terugzetten gaat veel sneller doordat een harddisk niet ‘afgelopen’ hoeft te worden voordat we op de juiste plaats zijn aangekomen om de bestanden terug te kunnen zetten. Een harddisk is ook ‘stabieler’ dan een tape en er is geen speciale software nodig deze te controleren op gebreken.  Dus ‘native’ hardware die sneller en stabieler werkt.

Van tapes weten we dat we deze dagelijks of wekelijks, liefst buiten het kantoor, moeten bewaren. Een nadeel van het maken van een backup-to-disk (ook BTD genoemd in tegenstelling tot BTT (backup-to-tape) is dat een harddisk zich vaak in, of in de directe nabijheid van de server bevindt en dat deze zich ten tijde van bijvoorbeeld een brand niet buiten het pand bevindt, met alle gevolgen van dien. Dit kan eenvoudig opgelost worden door de back-ups, of een kopie van de back-ups, op externe harddisk te plaatsen en deze mee te nemen. Deze apparaten zijn immidels zo klein geworden dat ze in een borstzakje mee kunnen. Een oplossing die vaak beter, goedkoper en sneller is dan het werken met tapes. Omdat de ICT wereld toch conservatiever is dan algemeen aangenomen, zien we dat het BTD slechts langzaam terrein wint op BTT. Het zou o.i. echter de voorkeur moeten hebben, zeker wanneer nieuwe apparatuur wordt geplaatst omdat dan de aanschaf van een tape-unit achterwege kan blijven en de TCO lager wordt dan met BTT.

Een enkele MKBer, die vaak  bestanden terug moet zetten, heeft bedacht dat een tussenfase tijdens het back-uppen voor hun handig is. Zij kopiëren hun data (vooral Word en Excel bestanden) in hun geheel iedere nacht naar een aparte harddisk en maken dan de back-ups niet zelden van deze harddisk. Dit levert ze een aantal voordelen op. Op de eerste plaats is het terugzetten van een bestand van maximaal een dag oud kinderlijk eenvoudig geworden. Het wordt gewoon gekopieerd van deze ‘tussendisk’ naar de operationele harddisk. Op de tweede plaats vertraagd de server niet als er een back-up gemaakt wordt. De back-up wordt immers van deze tussendisk gemaakt, niet van de operationele disk. Dit laatste is echter niet altijd mogelijk. Immers, openstaande bestanden, zoals databases, kunnen niet altijd zonder problemen gekopieerd worden naar een dergelijke tussendisk.

Wij komen in onze dagelijkse praktijk nog wel eens MKBers tegen die geen back-up maken omdat ze van hun leverancier te horen hebben gekregen dat ze dubbele harddisks in hun server hebben en in geval van calamiteit, dat wil zeggen in het geval de harddisk kapot gaat, de andere harddisk dit over neemt. Een dergelijke bescherming, RAID genoemd, bestaat inderdaad maar is geenszins bedoeld als back-up voorziening. Immers, een bestand van gisteren kan niet worden teruggezet en bij brand gaat nog steeds alles verloren. Het is een redundancy voorziening van de hardware. Niets meer en niets minder.

Back-ups kunnen op verschillende manieren gemaakt worden. De zogenaamde image back-ups zijn back-ups waarbij een soort complete kopie van de gehele harddisk wordt gemaakt. Een spiegel afdruk dus. Handig voor het geval een harddisk kapot gaat en het gehele systeem teruggezet moet worden. Back-ups die op bestandsniveau worden gemaakt, dienen om afzonderlijke bestanden terug te kunnen plaatsen, en zijn dus handiger voor het maken van back-ups van bijvoorbeeld data directories.

De wat slimmere back-up software is in staat om een back-up te maken en in de komende dagen alleen dat te back-uppen wat gewijzigd is. Dit wordt incrementele back-up genoemd. Hierdoor wordt niet alleen op de back-up tijd bespaard, maar tevens op de ruimte die nodig is om de back-up te bewaren. Een progressieve back-up (of incremental forever back-up method) en een differentiële back-up zijn hier varianten op, maar doen in wezen hetzelfde.

Om die reden alleen al heeft het gebruik van back-up software de voorkeur boven het kopiëren van bestanden. Het biedt echter nog een groot aantal andere voordelen, zodat dit zeker overwogen moet worden. Denk hierbij alleen al aan het eenvoudig kunnen schedulen van de te maken back-ups, het verificatieproces om te controleren of alles goed is gegaan, het back-uppen van openstaande bestanden en databases, de geautomatiseerde rapportage mogelijkheden en het eenvoudig terug kunnen zetten van bestanden. En voor het geld hoeft u dit niet te laten. Windows Server 2003 en andere Microsoft platformen beschikken namelijk al over een eigen back-up programma die in veel gevallen prima voldoet. Voor de echte liefhebber kan de functionaliteit nog aanzienlijk worden uitgebreid met zelf gemaakte scripts.

Wie back-ups maakt, moet zich bedenken in welke situaties deze back-ups een rol gaan spelen. Een korte risicoanalyse laat al snel zien hoe en hoe vaak een back-up gemaakt moet worden. Tevens kan hieruit worden afgeleid met welke frequentie een back-up buiten het pand moet worden opgeslagen. In praktijk komt het er vaak op neer zich af te vragen hoe de volgende problemen opgelost moeten worden:

  • het weggooien, overschrijven of beschadigen van bestanden door gebruikers
  • een defecte harddisk
  • diefstal, brand of wateroverlast

Bij dit laatste is een back-up opgeslagen buiten het kantoor noodzakelijk. Vanzelfsprekend dient bij de risicoanalyse niet vergeten te worden dat beschadigingen van gegevens vaak niet meteen opgemerkt worden en dat een back-up van gisteren misschien al een kopie van de beschadigde gegevens bevat. Het is dus verstandig meerdere back-ups te bewaren over een langere periode. Een veel gebruikte methode hiervoor is de zogenaamde G-F-S (Grandfather, Father, Son) procedure. Dit houdt in: Op iedere laatste dag van de maand een volledige back-up bewaren (Grandfather), bijvoorbeeld twaalf maanden lang, een volledige back-up bewaren van de laatste vier weken (Father) en van de laatste zeven dagen (Son).

Iedereen zou wel over dergelijke back-ups willen kunnen beschikken, maar de praktijk is dat het aantal aanwezige tapes of harddiskruimte dit vaak niet toelaat. Tevens dat men nagenoeg nooit back-ups terug hoeft te zetten die ouder zijn dan vijf dagen. Vandaar dat nog wel eens het risico gelopen wordt om tot maximaal vijf dagen tot een week terug te kunnen gaan. Onverantwoord hoeft dit niet te zijn. Immers, een gedegen risico analyse  betekent dat men de risico’s heeft afgezet tegen de voorzieningen. En waarom kosten maken wanneer het een bijzonder kleine kans is dat men van een bepaalde voorziening ooit gebruik moet maken? We hangen immers meestal ook geen brancard op in een designbureau waar drie jonge mensen werken. Tuurlijk, er zijn situaties denkbaar dat die brancard erg handig zou kunnen zijn en je blij bent dat hij er dan is, maar de kans dat je hem nodig hebt is zo klein dat je er wel van uit kunt gaan dat hij jaren aan de muur ruimte in beslag neemt zonder enige toegevoegde waarde. Dan kun je het geld voor de brancard beter voor iets anders benutten.