Als ondernemer moet je weten hoe je veilig gevoelige gegevens van oude computers en servers kan verwijderen. Het is namelijk riskant om oude hardware zomaar weg te gooien of te doneren, omdat er nog steeds gevoelige informatie op kan staan. Zelfs als je bestanden verwijdert of de harde schijf formatteert, kunnen de gegevens nog steeds hersteld worden.
Na een aantal jaar gebruik worden pc's, laptops en server vervangen doordat ze defect zijn of simpelweg verouderd zijn. Veel mkb'ers zijn dan geneigd om het gewoon weg te gooien of te doneren. Dit kan echter een groot beveiligingsrisico vormen als het apparaat gevoelige gegevens bevat zoals financiële informatie, klantgegevens of bedrijfsgeheimen. Zelfs als je bestanden verwijdert of de harde schijf formatteert, dan is het nog steeds mogelijk voor iemand om de gegevens te herstellen met gespecialiseerde software.
Let op! Niet alleen computers en servers kunnen gevoelige gegevens bevatten, ook apparaten zoals routers en firewalls kunnen bij voorbeeld gevoelige inlog- en netwerkgegevens bevatten.
Om te zorgen dat de gegevens permanent verwijderd worden, moet je de volgende stappen volgen.
Maak een back-up van belangrijke gegevens
De eerste stap is om de gegevens die op het apparaat veilig te stellen. Zorg ervoor dat je eventuele belangrijke bestanden en gegevens op een nieuwe plek hebt opgeslagen. De gegevens kunnen naar een vervangend apparaat verplaatst worden, of naar een centrale opslagplek zoals een externe harde schijf, file server of (online) opslagdienst.
De vervolgstappen die hieronder worden omschreven zullen ervoor zorgen dat de gegevens permanent verwijderd worden. Daarom is het van belang om de oude apparaten goed te doorzoeken.
Gebruik een gegevensverwijderingstool
Anders dan je zou verwachten betekent het verwijderen van een bestand niet dat het echt helemaal weg is. Ook wanneer iets uit de prullenbak is verwijderd kunnen bestanden vaak nog teruggehaald worden door gebruik van gespecialiseerde tools. Soms is dit zelfs nog mogelijk na het formatteren van een harde schijf.
Om ervoor te zorgen dat gegevens volledig worden gewist van een oude computer of server, moet je een gespecialiseerde gegevensverwijderingstool gebruiken. Deze tools zijn ontworpen om gegevens meerdere keren te overschrijven, waardoor het vrijwel onmogelijk is om te herstellen.
Vernietig fysiek de harde schijf
Als je er absoluut zeker van wilt zijn dat niemand gegevens kan herstellen van een oude computer of server, kun je de harde schijf fysiek vernietigen. Dit kan worden gedaan door een hamer, boor of andere gereedschappen te gebruiken om de schijf te vernietigen. Dit moet alleen als laatste redmiddel worden gedaan, omdat het apparaat volledig onbruikbaar wordt. Mogelijk is het ook milieuonvriendelijk, of kunnen er gevaarlijke stoffen vrijkomen. Deze stap kan daarom het beste door een kundige partij uitgevoerd worden.
Gereedmaken voor hergebruik
Als je het apparaat nog wilt laten gebruiken, bijvoorbeeld als een medewerker het voor privédoeleinden wil gebruiken, moet je het apparaat opnieuw installeren. Aangezien het apparaat vaak ouder is, is het aan te raden om ook een fysieke controle uit te voeren. Dit kan beperkt zijn tot alleen het schoonmaken van het apparaat, maar soms moeten bepaalde onderdelen ook worden vervangen.
Het is wel belangrijk om zorgvuldig af te wegen of het doneren aan medewerkers de juiste keuze is, omdat er mogelijk ongelijkheid of vermeende gunning kan ontstaan.
Verwijder het apparaat op de juiste manier
Nadat je de gegevens van een oude computer of server hebt verwijderd, moet je het apparaat op de juiste manier verwijderen.
Als het apparaat opnieuw geherinstalleerd en gereviseerd is, dan kan het gedoneerd worden (bij voorbeeld aan een medewerker of kringloopwinkel), verkocht (aan een ander bedrijf of tweedehands dealer) of vernietigd. Gebruik in dat laatste geval een gecertificeerde e-waste-recycler of andere partij die hier goed mee omgaat.
Zorg er in elk geval voor dat je eventuele identificatielabels of stickers verwijdert.
Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat gevoelige gegevens veilig worden verwijderd van oude computers en servers. Dit helpt om je bedrijf te beschermen tegen gegevenslekken, identiteitsdiefstal en andere beveiligingsrisico's. Onthoud, als het gaat om gegevensbeveiliging, is het altijd beter om voorzichtig te zijn.
