Cloudopslagdiensten

Opslag in de cloud

Veel gebruikers hebben met hun cloudopslag een soort haat-liefde verhouding gekregen. Aan de ene kant is het misschien handig, maar het wordt soms ook als complex, onoverzichtelijk en zelfs als onveilig beschouwd. Bron van deze meningen blijkt vaak te liggen in een te geringe kennis bij gebruikers. Hierdoor gaan nog wel eens wat zaken mis.

Belangrijk voor gebruikers is om te beseffen dat dit soort voorzieningen, wanneer ze gebruikt worden om bestanden mee op te slaan, niet als back-up voorziening beschouwd moeten worden. Dit soort cloudopslagdiensten werkt immers op basis van synchronisatie. Dus dat wat er op de pc, de laptop of de telefoon staat, bevindt zich ook in de cloud. Wordt het van het apparaat verwijderd, dan verdwijnt het dus ook uit de cloud en vice versa.

Natuurlijk, sommige cloudopslagdiensten kennen een vorm van een prullenbak waaruit verwijderde items na verwijdering nog teruggehaald kunnen worden. Maar dit soort pullenbakken kent meestal een limiet in tijd zodat na een bepaalde periode de verwijderde bestanden hier automatisch uit gewist worden. Oude bestanden zijn hierdoor dus niet meer terug te halen. Daarnaast kan een cloudopslagdienst niet voorkomen dat een bestand dat bijvoorbeeld door malware is aangetast, niet ook in de cloud, na synchronisatie, op dezelfde wijze is aangetast. Omdat het bestand nog bestaat bestaat er geen back-up van in een prullenbak. Overigens beschikken de meeste cloudopslagdiensten wel over een behoorlijke goede bescherming tegen dit soort bedreigingen, maar niemand kan beweren 100% veilig te zijn.

Het komt ook voor dat gebruikers een vorige versie van een bestand terug zouden willen hebben omdat ze per ongeluk een deel daarvan hebben overschreven of gewist. Bij een back-up voorziening kan dit, maar bij een cloudopslagdienst is dat maar de vraag. Het systeem zou dan met revisies moeten werken en lang niet alle cloudopslagdiensten kennen deze functionaliteit.

Een cloudopslagdienst kan overigens wel als back-upvoorziening worden gebruikt, denk maar aan het maken van een back-up van een iPhone met iCloud, maar daar is dan een aparte functie voor ingebouwd. Gaat het om bestanden waarmee gewerkt wordt, dan is het geen goede back-up voorziening.

Een ander veel voorkomend probleem is dat iemand gewerkt heeft op een apparaat en daar de (soms privé) cloudopslag mee heeft gesynchroniseerd. Wordt dit apparaat daarna door een ander in gebruik genomen, dan kunnen zij soms nog bij die bestanden komen. Gebruikers beseffen niet altijd dat de bestanden ook echt fysiek op de pc zelf terecht kunnen komen en na verwijdering van de clouddienst software daar ook op kunnen blijven staan. Met alle gevolgen van dien.

Voordelen

Voor mensen die al werken met cloudopslagdiensten zullen we de voordelen nauwelijks hoeven te beschrijven. Zij weten als geen ander hoe handig het kan zijn om op kantoor te werken aan bepaalde documenten, naar huis te gaan om thuis, op een ander werkstation, dezelfde bestanden weer te kunnen openen om er daar weer verder mee aan de slag te gaan.

Steeds meer worden cloudopslagdiensten ook gebruikt om via de webbased portal van een dergelijke dienst even online een bestand in te kijken, of een presentatie te starten, op welk device dan ook en om derden tijdelijk toegang te kunnen geven tot een map of een bestand zodat dit niet via email verspreid hoeft te worden en vooral in de laatste versie blijft circuleren.

Nadelen

De mogelijkheden kunnen meteen ook de nadelen van dergelijke systemen veroorzaken. Soms vergeten gebruikers wie ze allemaal rechten hebben gegeven in hun cloudopslag en het komt voor dat hierdoor soms een ex nog maandenlang de bestanden van de vorige partner kan inzien, kopiëren en zelfs nieuwe foto’s kan bekijken. Ook zakelijk komen dit soort menselijke fouten voor. Bij offerteaanvragen krijgen meerdere partijen toegang, maar na toekenning van de opdracht wordt vergeten de afgewezen partijen verdere toegang te ontzeggen. Als dezelfde projectmap dan gebruikt wordt voor het vervolg van het project, wat zeer schadelijke gevolgen kan opleveren.

Het gemak van de gesynchroniseerde bestanden levert soms een schijnveiligheid op. Zo vertelde een medewerker van een bedrijf te menen dat het nu niet meer zo erg zou zijn wanneer diens laptop zou worden gestolen. Immers, de bestanden stonden sinds kort toch allemaal in de cloud en de data was belangrijker dan de machine zelf. Maar de bestanden stonden hiermee ook op zijn laptop en hij had zich niet beseft dat toegang verkrijgen tot de laptop meteen betekende dat er toegang zou zijn tot zijn bestanden. En zelfs al was de ander daar niet in geïnteresseerd, in een negatief scenario zou men de bestanden van de laptop kunnen wissen en dan zouden ze ook in de cloud gewist kunnen worden wanneer je daar niet op had ingegrepen.

Kortom, cloudopslagdiensten zijn een zegen, maar alleen dan wanneer gebruikers goed weten hoe ze dit moeten gebruiken en welke risico’s er aan kleven bij onzorgvuldig gebruik.

Verschillende soorten

Wie werkt met Microsoft Windows 10 heeft Microsoft OneDrive al in zijn bezit. Iets soortgelijks geldt voor gebruikers van een iPhone of een ander Apple-device. Dit soort gebruikers heeft waarschijnlijk een iCloud account aangemaakt en beschikt daarmee meteen over iCloud Drive. Google Drive, een soortgelijke dienst als de eerdergenoemde twee diensten, wordt automatisch geïnstalleerd met de Google G Suite.

Alle drie deze diensten kennen een gratis variant. Het belangrijkste verschil tussen de gratis en betaalde varianten zijn de opslagcapaciteiten. Voor iCloud Drive geldt bijvoorbeeld dat de gratis variant 5 GB aan ruimte biedt. Vaak prima voor het maken van een kopie van de foto’s op de iPhone, maar wil je er een groot aantal documenten, databases en presentaties mee bewaren, dan zal dit snel te weinig blijken te zijn. Door een maandelijks bedrag te betalen kan extra ruimte verkregen worden.

Standaard beschikbaar

Een keuze voor welke cloudopslagdienst gebruikt gaat worden, kan afhangen van wat er al afgenomen wordt. Ieder zakelijk abonnement op Microsoft 365 omvat bijvoorbeeld al een Microsoft OneDrive voorziening. Het Microsoft 365 Business Premium abonnement, een veel gekozen variant, bevat maar liefst 1 TB aan opslagruimte voor OneDrive. Voor veel gebruikers is dit meer dan voldoende.

Maakt een organisatie geen gebruik van Microsoft 365 maar van bijvoorbeeld de G Suite van Google, dan krijgt een gebruikt met een business– of enterpriseversie van G Suite zelfs onbeperkte opslag binnen Google Drive. Het zou vreemd zijn hier nog iets anders naast af te nemen.

Apple vormt een uitzondering op dit verhaal omdat Apple geen standaard suite levert. Maar omdat iCloud in elk Apple device standaard is ingebouwd, is het handig om hiermee in ieder geval foto’s, contacten en bijvoorbeeld notities te verwerken. Met de standaard eerder besproken 5 GB gratis opslagruimte zal dit voor veel mensen meer dan voldoende zijn. Nogmaals, dit kan tegen betaling worden uitgebreid, maar wordt ook gewerkt met de gratis versies van Google Drive of Microsoft OneDrive dan heeft men opnieuw minimaal 5 GB aan extra cloudopslagcapaciteit gekregen zonder dat hiervoor betaald hoeft te worden.

Functionaliteit

De verschillende opslagdiensten kennen min of meer dezelfde functionaliteit op enkele zaken na. Google Drive wordt standaard gebruikt als opslagbron voor de bestanden die met Google Docs, Excel en Slides worden gemaakt zoals Microsoft OneDrive dat doet voor Word, Excel en PowerPoint. Het is natuurlijk ook mogelijk om andere bestanden aan Google Drive toe te voegen. Google Drive wordt door velen beschouwd als de meest gebruikersvriendelijke cloudopslagdienst. Daarnaast levert het gratis maar liefst 15 GB aan opslagruimte voor bestanden en foto’s.

iCloud van Apple is geïntegreerd in iOS systemen en kan daarom eenvoudig gebruik maken van de contactenlijst op het iOS device om rechten toe te kennen. Microsoft OneDrive kent ook een dergelijk voordeel. Als Windowsgebruiker komt deze immers standaard in de Verkenner terug en werkt het op dat platform geheel automatisch.

Samengevat zou je kunnen zeggen dat iedere dienst functionaliteit biedt die past bij de omringende omgeving. Maar alle diensten kunnen wel op alle platformen, en dus ook naast elkaar worden gebruikt. Dit betekent dat Google Drive of Microsoft OneDrive ook op een iPhone geïnstalleerd kunnen worden en iCloud Drive bijvoorbeeld ook op een Windows machine. Je zult er dan wel handmatig wat instellingen voor op moeten geven. Wil je dat Word zijn bestanden standaard naar Google Drive wegschrijft, dan gebeurt dat immers niet automatisch.

Veiligheid

Al deze diensten, dus Google Drive, iCloud Drive en Microsoft OneDrive, mogen als veilig worden beschouwd als het gaat om de opslag van de bestanden en om het vervoer van de bestanden van het apparaat naar de cloud en vice versa. Het wordt pas onveilig wanneer een gebruiker de toegang tot de bestanden niet goed gebruikt. Er kan dubbele authenticatie op worden ingeschakeld, het is mogelijk het synchroniseren naar de lokale machine uit te schakelen en er kunnen complexe wachtwoorden worden gebruikt.

De genoemde diensten maken allen gebruik van TLS voor het beveiligen van de verbinding en AES om bestanden te versleutelen. Er is enig verschil in de complexiteit van de versleuteling: Microsoft OneDrive maakt gebruik van 256-bits sleutels, terwijl Google Drive en Apple iCloud 128-bits gebruiken. Het verschil tussen de 256-bits en 128-bits AES versleuteling zijn voor verreweg de meeste toepassingen niet relevant, voor beide geldt dat een computer er eeuwen over zou doen om deze coderingen te kraken.

Niet iedere dienst versleutelt de bestanden daar waar ze opgeslagen liggen. Google Drive doet dit bijvoorbeeld wel, maar Microsoft OneDrive voor particulieren niet. De zakelijke variant doet dit echter wel. De vraag is hoe belangrijk dit gevonden wordt als de toegang tot die bestanden dermate veilig is als eerder werd aangegeven.

Samengevat

Cloudopslagdiensten zijn handig als ze gebruikt worden waarvoor ze bedoeld zijn. Het gebruik er van is veilig wanneer de gebruiker over voldoende kennis beschikt en de daarbij behorende keuzes maakt. Het verschil tussen de diensten is niet erg groot en een slechte keuze kan er dan ook niet gemaakt worden. De besproken diensten kunnen op alle platformen worden gebruikt maar behoeven op sommige platformen wel wat aanpassingen.