Avaya MeetMe Conferencing

Menig bedrijf koopt teleconferences in bij een telecomaanbieder, zoals KPN. Dat kost niet alleen geld, het moet ook goed en tijdig gepland worden. Dit kan ook (veel) simpeler!

Panthera BV is dealer van Avaya apparatuur, licenties en support en levert daarmee onder andere de veel verkochte Avaya IPO V500, een relatief goedkope telefooncentrale met bijzonder veel mogelijkheden welke eenvoudig modulair uit te breiden is. Een van de mogelijkheden van deze centrale is de zogenaamde MeetMe Conferencing functionaliteit. Hiermee is het mogelijk om de telefooncentrale te gebruiken als een apparaat waarmee eenvoudig een telefonische vergadering belegd kan worden. Doe je dit regelmatig, dan kan dat in sommige gevallen al de aanschaf van een dergelijke centrale rechtvaardigen.

De teleconferenties die met dit apparaat opgezet kunnen worden, kunnen volledig intern zijn of een combinatie van zowel interne als externe bellers toelaten. Voor interne gebruikers zou men de deelname aan de conference al kunnen toestaan wanneer naar een bepaald intern nummer wordt gebeld. Voor externe bellers is het altijd een goed gebruik om eerst een pincode te laten invoeren alvorens toegang wordt verleend. Vanzelfsprekend is het ook mogelijk dat interne gebruikers een pincode moeten opgeven om mee te mogen vergaderen.

Het opzetten van een dergelijke teleconference kan voor een medewerker zo eenvoudig worden gemaakt als het bellen naar een intern nummer. De eerste beller naar een speciaal intern nummer creëert hiermee een bridge waarop anderen kunnen inbellen. Voor externe deelnemers is het prettig om bijvoorbeeld via een apart extern nummer of een menu doorverbonden te worden met een script dat om de pincode vraagt.

Om dit te kunnen realiseren is een zogenamde Avaya VoiceMail Pro Preferred License nodig en zal de partij die de telefooncentrale in beheer heeft een aantal zaken moeten instellen binnen de centrale en de Voicemail Pro server. Veel werk is dit echter niet. In feite zijn er maar twee scripts nodig: een voor het eenvoudig zelf kunnen wijzigen van de pincode en een voor het menu gestuurd uitvragen van de pincode om, indien die juist is opgegeven, de forwarding naar de bridge te regelen.

Een groot aantal organisaties beschikt al over een Avaya IPO V500 voorzien van een VoiceMail Pro server met de benodigde licentie. Het is immers een van de meest verkochte telefooncentrales. Wij merken nogal eens dat organisaties maar een klein deel van de functionaliteit van hun telefooncentrale gebruiken die ze ter beschikking hebben. Vaak komt dit door onwetendheid over de mogelijkheden. Soms is het daarom een goed idee om de communicatiebehoefte voor te leggen aan de beheerder. Een telecom consultant kent veel oplossingen uit ervaring waar organisaties misschien zelf niet snel op zullen komen. De MeetMe Conferencing is er daar slechts een voorbeeld van.