Binnen veel organisaties worden facturen via papier verspreid en ontvangen. Daar waren altijd juridische en wettelijke redenen voor, maar deze zijn vanaf 2009 aanzienlijk gewijzigd toen besloten werd dat de Belastingdienst elektronische facturen (e-facturen) op dezelfde manier zou behandelen als papieren facturen. Hierdoor kunnen organisaties hun facturen voortaan ook elektronisch (bijvoorbeeld als pdf) versturen tegen dezelfde voorwaarden als papieren facturen.
E-facturatie is niet alleen handiger en vaak goedkoper dan de traditionele wijze van versturen en ontvangen van facturen. In 2014 moet 80% van de door de overheid ontvangen en verstuurde factureren digitaal zijn, zo luidde het “Actieplan e-Factureren” van Staatssecretaris Heemskerk (Economische Zaken). Ondernemers die dus zaken doen met de overheid hebben daardoor verplicht te maken met elektronisch factureren. Ook daar waar betalingsverkeer tussen organisaties plaatsvindt (en ook al steeds meer met consumenten door de sterke opkomst van webshops) zien we dat E-facturatie toeneemt.
Het is, met de huidige mogelijkheden, best vreemd te noemen dat het overgrote deel van de facturen nog steeds op papier wordt afgedrukt, verstuurd en daarna door de ontvanger weer wordt overgetikt of gescand. Het risico van fouten wordt hiermee niet alleen vergroot, tevens gebruiken we onnodig papier (duurzaamheid!), maken we hogere kosten doordat het tijdsintensief werk is, worden enveloppen voorzien van postzegels en ga zo maar door. Kortom: de hoogste tijd voor verandering!
Voordelen
Naast de verminderde kans op menselijke fouten kost het maken en verwerken van facturen gemiddeld zeven minuten en kost het verwerken van een inkomende factuur tien minuten. Om hiervoor een kostenberekening te kunnen maken wordt verder gesteld dat men gemiddeld 2,6 documenten moet zoeken (bijvoorbeeld offertes, orders en pakbonnen) om facturen te kunnen maken of te controleren en dat dit met de tijd van het aantal te verwerken factureren moeten worden vermenigvuldigd. Stel dat een organisatie 500 facturen per maand verwerkt en we gebruiken deze formule, dan betekent dit dus 500 × 2,6 × 7 = 9.100 minuten per maand.
Digitaal factureren, in zijn optimum vorm, betekent dat er alleen goedkeuring of afwijzing hoeft plaats te vinden op uitzonderingen. De onderliggende gegevens, inclusief offertes, pakbonnen etc., zijn al in het systeem verwerkt en hoeven niet meer te worden opgezocht en worden vergeleken. Het systeem doet dit voor u. Dat wat volledig of binnen vooraf bepaalde marges overeenkomt, wordt automatisch goedgekeurd. Van dat wat overblijft worden de verschillen zichtbaar gemaakt en gevraagd om goed- of afkeuring. Ervaring leert dat dit een tijdbesparing van meer dan 70% kan opleveren en dat men dan dus nog slechts 2.700 minuten nodig zou hebben. Op deze manier kan e-facturatie leiden tot niet alleen een efficiëntere organisatie, maar ook tot een aanzienlijke tijdwinst en de daarmee verbonden kostenbesparing.
Snelle oplossing
Omdat veel organisaties hun factureren in Microsoft Word of Microsoft Excel maken, is het net zo eenvoudig om, in plaats van af te drukken op papier, een PDF te maken van de factuur en deze per e-mail op te sturen. Met de ‘Save as’ functie is dit in de laatste versies van Microsoft Office al ingebouwd. Dus, zonder te investeren in nieuwe ICT hulpmiddelen kunt u al overstappen op e-facturatie en meteen daarvan de eerste voordelen plukken!
Dit is echter maar een kleine stap. Er is hierbij nog niet veel aandacht gegaan naar de beveiliging en beheersing van bijvoorbeeld de juridische risico’s. En de echte tijdwinst, het voorkomen van het inkloppen bij de ontvanger van de factuur, wordt hiermee natuurlijk nog niet bereikt. De meeste tijd blijkt te gaan zitten in de verwerking van inkomende facturen. Niet zelden ontvangt men vijf keer zoveel factureren als dat men verstuurd en kost de verwerking van een inkomende factuur meer tijd dan een uitgaande factuur.
Verwerking
E-Factureren kan en moet dan ook verder gaan dan factureren digitaal versturen en ontvangen. Wie de voordelen van e-facturatie beter benut, verwerkt de binnen gekomen e-factureren ook automatisch. In praktijk komt dit er op neer dat een ontvangen factuur door het administratieve systeem automatisch ingelezen wordt en, mits het voldoet aan een aantal criteria, meteen voor u wordt verwerkt. Voordat het echter zo ver is, moet er wel een aantal zaken geregeld zijn. Een van de belangrijkste daarvan is die van het menselijke aspect, een andere is de uitwisselingsstandaard.
Mensen
Klanten en leveranciers zijn niet altijd positief over het werken met elektronische facturen. Zo kregen wij zelf, bij het invoeren van de eerste fase van onze e-facturatie, de vraag van een klant, een beetje geïrriteerd, of we niet toch liever de factureren op papier konden blijven versturen omdat hij de ontvangen facturen nu zelf voor zijn administratiekantoor en accountant moest afdrukken op papier.
Van administratiekantoren horen we nog wel eens dat zij e-facturatie niet als een kans, maar als een bedreiging zien. Zij geven aan dat het invoerwerk dat zij voor veel van hun klanten overnemen, door e-facturatie grotendeels overbodig zou kunnen worden. Een voor hen goede reden om e-facturatie door hun klanten niet al te zeer te willen stimuleren.
Sommige zaken rond de e-facturatie kunnen daarom dus alleen maar goed worden opgelost wanneer ze in samenwerking met de klanten en de leveranciers worden aangepakt. E-facturatie is iets wat aan twee kanten geregeld moet zijn, wil de keten er echt voordeel aan hebben.
Standaarden
In sommige branches, zoals de bouw, hebben ze dit onderkend. Een groot aantal leveranciers en afnemers hebben zich aangesloten bij “S@les in de Bouw”. Dit initiatief streeft naar verbetering en vereenvoudiging van de communicatie tussen partijen die actief zijn in de bouw- en installatiesector door standaardisatie van digitaal berichtenverkeer.
Volgens S@les in de Bouw maakt de bouwsector 100 miljoenen euro’s aan overbodige kosten die snel zouden kunnen worden uitgespaard door een beter gebruik van ICT hulpmiddelen in de communicatie tussen bedrijven. Een voorwaarde hiervoor zou wel zijn dat er onafhankelijke berichtenstandaarden komen voor de elektronische informatie-uitwisseling. Inmiddels sluiten zich ook steeds meer softwareontwikkelaars bij dit initiatief aan. Dit doen ze door de standaarden, neergezet door S@les in de Bouw, te omarmen.
In branches waar men dit initiatief nog niet heeft opgepakt, is uitwisseling vanzelfsprekend minder eenvoudig. Het is daarom van belang om in een vroeg stadium te onderzoeken of het wel mogelijk is gegevens onderling digitaal te kunnen verwerken en zo niet, om te bekijken of daar wat aan te doen valt.
In feite draait digitale verwerking vooral om standaarden. Het moet duidelijk zijn welke informatie uitgewisseld moet worden en hoe dit moet gebeuren. Gebruiken de partijen hetzelfde systeem, dan is uitwisseling vaak niet een erg groot probleem en meestal standaard zelfs al ingebouwd. Worden er echter afwijkende systemen gebruikt, dan zal er een gateway (‘digitale tolk’) tussen deze systemen moeten komen. Deze gateway vertaalt de informatie van het ene systeem naar dat van het andere. De meest optimale situatie is natuurlijk die, wanneer er standaarden zijn waar aan alle systemen zich houden. Op die manier kan men vanuit elk systeem factureren en kan men binnen elk systeem de e-facturen ontvangen en verwerken. Iets wat nog wel als utopie moet worden beschouwd, maar een prachtig en nuttig doel om naar te streven!
Acceptatie van standaarden
In het verleden bleek dat het ontwikkelen en het accepteren van standaarden niet altijd even eenvoudig verliep. Ook nu hanteert daarom nog lang niet iedereen dezelfde standaarden. Inmiddels is men er echter wel van overtuigd geraakt dat het gebruik van algemeen geaccepteerde standaarden voor iedereen goed is. Dat maakt het draagvlak voor standaarden veel groter dan voorheen, maar we zijn er nog lang niet.
Er worden diensten aangeboden die in ieder geval de tussenliggende periode helpen te overbruggen. Ze zorgen er voor dat de meest gebruikte (vaak branche specifieke) systemen aan elkaar gekoppeld worden via het internet. Zij spelen dus de rol als tolk tussen de verschillende systemen. Een dienst die in feite bestaat uit het aanbieden van diverse gateways die op elkaar zijn aangesloten. Tussen de gateways in heeft men daarvoor een eigen standaard in het leven geroepen.
Juridische zaken
Naast mogelijke kostenbesparingen, menselijke aspecten en techniek spelen natuurlijk ook juridische zaken een belangrijke rol bij de e-facturatie. Ondernemers weten als geen ander dat een factuur niet alleen een rekening is die betaald moet worden, maar bijvoorbeeld ook een bewijs dat een zakelijke transactie heeft plaatsgevonden. Je laat met de factuur zien dat er aan de contractuele verplichtingen is voldaan (of dat er aan voldaan gaat worden) en het is een wettelijke verplichting om op die manier bijvoorbeeld de omzetbelasting te kunnen bepalen. Voor e-factureren gaat vanzelfsprekend hetzelfde op.
Juist omdat een factuur deze rol inneemt, moet gecontroleerd kunnen worden of een factuur voldoet aan de integriteitseisen (dat hij onveranderd blijft) en aan de authenticiteitseisen (dat hij afkomstig is van de juiste partij). Net als bij papieren facturen moet dit tot zeven jaar terug kunnen. Digitale facturen dienen dus ook zeven jaar bewaard te worden.
De controle op integriteit en authenticiteit kan men technisch regelen, door de factuur bijvoorbeeld te laten drukken op papier voorzien van een watermerk. Ook elektronische facturen kunnen op die manier gegarandeerd worden. Er bestaan zogenaamde (zeer betaalbare!) elektronische handtekeningen die men mee kan sturen, maar er zijn ook andere technische oplossingen. Toch hoeft dit lang niet altijd perse.
Als een ondernemer twijfelt aan een factuur, dan moet hij deze vergelijken met andere documenten zoals e-mails, offertes of pakbonnen. Omdat niet alleen u, maar ook de andere partij de factuur in de administratie heeft opgenomen, is het controleren van de integriteit en authenticiteit mogelijk, en daarmee voldoet u dus aan die verplichting. Sommige dingen zijn eenvoudiger als dat men zou denken.
Mag het zo maar?
Voor 2009, het jaar waarin de regelgeving omtrent het e-factureren werd aangepast naar de huidige vorm, moest een ondernemer toestemming vragen aan haar klanten of ze e-factureren wilde ontvangen. Klanten moesten daar dus toestemming voor geven. Dat is nu niet meer het geval. De e-factuur mag gewoon verstuurd worden en als de klant betaalt dan geeft hij daarmee te kennen dat hij elektronische facturen wil en kan ontvangen.
Het blijft echter een goed advies om relaties te vragen of u ze voortaan e-factureren mag toesturen. Dit om onnodige irritaties te voorkomen en dergelijk gedrag past natuurlijk gewoon in goed zakendoen.
Doen of niet?
Of u gebruik gaat maken van e-facturatie is niet de vraag, de werkelijke vraag is wanneer u dit gaat doen. Het kan de moeite lonen om uit te zoeken of e-facturatie op dit moment voor u al voordelen biedt. En zo ja, hoe ver u hierin moet gaan. Misschien is het simpel versturen van uw uitgaande facturen in PDF per email bijvoorbeeld al een interessante kostenbesparing. Het spreekt haast vanzelf dat de hoeveel te verwerken factureren en het werkproces dat daartoe behoort, hierbij een belangrijke rol spelen. Maar als klanten, zoals de overheid, e-facturatie afdwingen, dan is er weinig keus.
