Ondoordachte mobieliteit kost

Vrijheid van werken wanneer en waar je zelf wil. Dat lijken medewerkers te willen, en de werkgevers zijn er ook blij mee. Men werkt namelijk meer. Maar bij deze voordelen horen ook een prijskaartje: want hoe zit het met de veiligheid en daarmee het beheer gesteld?

Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die mobiel kunnen werken, gemiddeld zo rond de 35 uur meer per maand werken dan medewerkers die dit niet kunnen. Zowel medewerkers als werkgevers hebben dus voordelen bij het verstrekken van ICT mobiliteit. Maar wie zich bedenkt dat meer dan de helft van de medewerkers zijn/haar laptop wel eens meeneemt naar bijvoorbeeld een café, zal zich bedenken dat de diefstal van dit gewilde apparaat niet zelden voorkomt.

Op een gemiddelde laptop staat ongemerkt meer bedrijfsgeheim dan vaak wordt aangenomen. Zeg nu niet dat er toch een password op zit. Met eenvoudig via het internet gratis te downloaden software, is uw goed beveiligde Windows XP of Windows Vista password binnen enkele seconden gekraakt. En dit geldt vanzelfsprekend ook voor de passwords die in tekst, Word of Excel bestanden zijn opgeslagen.

Ongeveer 40% van de laptop gebruikers gebruikt volgens onderzoek de  laptop ook privé. Als wij zo om ons heen kijken, moet dat aantal veel hoger liggen. Het privégebruik blijft daarbij niet bespaard tot het schrijven van een briefje in Word naar de school van de kinderen. Wie heeft nooit gezien dat kinderen van medewerkers op de  laptop van een bedrijf of instelling druk bezig zijn level 12 te halen? Daarnaast gebruikt men de  laptop uitgebreid om te surfen, eigen software op te installeren en om er gedownloade films en foto's mee te bekijken.

Het wordt steeds belangrijker om goed na te denken over dit fenomeen, en om daar als organisatie een helder standpunt over in te nemen. Wat wordt wel en wat wordt niet toegestaan? Daarnaast dient men technische voorzieningen te treffen zodat een aantal van deze zaken gewoon ook niet meer kunnen. De schade die een organisatie oploopt door hier niet tegen op te treden, bevindt zich veelal in de verborgen kosten, maar lopen, zoals iedereen zich kan bedenken, ongemerkt torenhoog op.

Bij normaal gebruik, zo rekende men onlangs uit, bedraagt de total cost of ownership van een notebook in drie jaar tijd ongeveer 5 keer de oorspronkelijke nieuwe aanschafwaarde van de hard- en software bij elkaar. Het beheer en onderhoud is nu eenmaal niet goedkoop. Daar waar geen uitgekiend beleid wordt gevoerd op het gebruik van hard- en software van organisaties, kan zich dit zich al snel verdubbelen.