Organisaties volgden de laatste paar jaar steeds vaker (niet op de laatste plaats ingegeven door de recessie) een geldbesparende koers voor wat betreft hun IT. Ze vroegen zich af wat ze nu echt nodig hadden en of ze niet met minder af zouden kunnen. Steeds vaker werden dan ook de IT consultants van Panthera gevraagd om onderzoek te doen naar de daadwerkelijke behoefte van de organisatie. Naast een analyse van de huidige situatie werd van hen verwacht dat ze met een aanbeveling kwamen waarin budget besparende maatregelen waren opgenomen. Wij hebben vaak moeten toelichten dat een dergelijke aanpak kan, maar uiteindelijk niet zelden leidt tot een kostenverhoging in de toekomst.

emailmobile2Zolang Panthera bestaat, nu al meer dan twee decennia, houden we ons bezig met wat we het IT-Business-Alignment noemen. Oftewel, het zoeken naar de meest optimale aansluiting tussen IT en de werkprocessen binnen een organisatie.

Door de recessie gedreven lag de focus van een aantal organisaties niet zo zeer meer op de meest optimale inzet van mensen en middelen binnen de IT, maar op de kostenbesparing. Daar waar voorheen vooral de vraag werd gesteld wat bepaalde nieuwe technologie voor de organisatie zou kunnen gaan betekenen, ging het hierdoor dus vooral om minder geld uit te gaan geven. Liefst op korte termijn.

Op dit moment, waarin veel organisaties nog steeds goed moeten toezien op wat ze uitgeven en hoe ze te werk gaan, zien we dat een aantal organisaties aanloopt tegen de eerder genomen beslissingen die gemaakt werden om kostenbesparender te worden. De consequenties bleken niet zelden te zijn dat men uiteindelijk over minder functionaliteit of dienstverlening kon beschikken. Dit nu veroorzaakte aantoonbaar minder slagvaardig te werk kunnen gaan. Nu de markt weer wat aantrekt, levert dat belemmeringen in de werkprocessen op.

Toch was deze slag zeker niet altijd nadelig. Deze situatie vormde voor een aantal organisaties namelijk soms ook de basis voor een meer fundamentele discussie binnen hun bedrijfsvoering. Men sprak met elkaar over hoe men wilde werken, en waarmee. Stonden ooit de technische mogelijkheden vooral aan de basis van de manier van werken, nu werd er meer gekeken naar de gewenste manier van werken en welke middelen daar het beste bij konden aansluiten. Technologie veranderde organisaties hierdoor misschien minder dan voorheen, maar ze ondersteunde ze wel beter dan voorheen.

Een middelgroot financieel advieskantoor kwam tijdens deze discussie tot de conclusie dat het verwerken van e-mail een aandachtspunt moest worden. Het voortdurend snel willen reageren op binnengekomen e-mail leverde namelijk bij hun niet alleen een sterk concentratieverlies op tijdens het uitvoeren van andere taken, het was ook de oorzaak van slecht communiceren, meende men. Medewerkers reageerden soms te snel en daarmee niet altijd even doordacht en professioneel op ontvangen berichten. Men besloot daarom een test op te gaan zetten waarbij een paar medewerkers bij voorkeur slechts twee tot drie keer per dag hun e-mail zouden lezen en beantwoorden. De test resulteerde al snel in het overnemen van dit gedrag door de hele organisatie. Gebleken was namelijk dat niet alleen de doelstellingen ruimschoots werden behaald (meer concentratie op het werk, betere communicatie) maar ook dat medewerkers het (veel) prettiger vonden om zo te werken. De openstaande e-mailbox leverde een bepaald soort stress op. Zette je hem uit, zo merkten zij, dan verviel die stress en kon je je beter concentreren en meer doen, in minder tijd. Daarbij voelde je je gewoon beter.

Na enkele maanden besloot men zelfs de e-mail synchronisatie op de Smartphones aan banden te gaan leggen. E-mail werd niet meer continue gesynchroniseerd, maar slechts een paar keer per dag of, als de medewerkers dat zelf deed, handmatig op ieder gewenst moment. Dit zorgde er voor dat medewerkers tijdens vergaderingen of bezoeken aan klanten niet meer even snel hun e-mail gingen lezen. Beter door minder dus, zo ontdekte men.

Hoewel dit een extreem voorbeeld is, is het wel een goed voorbeeld van hoe het goed analyseren van het werkproces kan leiden tot optimalisaties. Maar zoals eerder beweerd, kan wat een vereenvoudiging en kostenbesparing lijkt te zijn, soms ook een verlies van belangrijke functionaliteit inhouden en dat kan op zijn beurt weer leiden tot een kostenpost. Eenmaal kwijtgeraakte functionaliteit kan nu eenmaal leiden tot problemen die gecompenseerd moeten worden. En dat compenseren leidt dan niet zelden tot een zekere mate van (vaak minder beheersbare) complexiteit die relatief duur kan worden. Slechter door minder dus.

Het is zeker goed zich af te vragen wat nu echt nodig is, maar dan wel door zich te richten op de vraag hoe men het beste kan werken en niet door alleen te kijken naar de kosten. Als het uitgangspunt is, minder functionaliteit zodat bezuinigd kan worden, dan hoeft dit niet verkeerd te zijn, maar dan alleen als men overtuigd is dat die "extra functionaliteit" feitelijk altijd al overbodig was. Wees dus gewaarschuwd; was die functionaliteit geen luxe, dan zal het verlies ervan nog een dure kostenpost kunnen worden.