Slechts 13% van de IT Managers is van mening dat er binnen de organisatie voldoende kennis en kundigheid bestaat om de belangrijkste IT systemen goed te kunnen gebruiken en onderhouden.
Er is niet zoveel vertrouwen in de systeembeheerders en gebruikers in de eigen organisatie, als het om software kennis gaat. Dat is ook niet zo vreemd. Van systeembeheerders werd in de afgelopen jaren een steeds bredere kennis verwacht, terwijl de inhuur van externe specialisten moest afnemen. Tegelijkertijd komen er steeds meer software pakketten die naast elkaar moeten draaien. We zien dan ook een verschraling van kennis plaatsvinden. De kennis wordt algemeen en conceptueel. Hierdoor haalt men veel minder uit de systemen dan men zou kunnen.
Onze consultants komen met enige regelmaat in organisaties waar aan hen gevraagd wordt onderzoek te doen naar nieuwe systemen die de oude zouden moeten vervangen. De achterliggende gedachte hinkt vaak op verschillende poten. De functionaliteit lijkt te gering en sluit niet (meer) goed aan op de werkprocessen, de software is ‘oud’ en zal dus wel beter kunnen, de software zal wel niet meer zo veilig zijn.
Omdat wij beginnen met een quickscan waaruit in korte tijd blijkt wat er eigenlijk aan functionaliteit en technische eisen nodig is om de werkprocessen optimaal te kunnen laten ondersteunen door de software, weten wij als geen ander dat het vaak niet de software zelf, maar de bedieners van deze software zijn, die de meest belemmerende factoren zijn geworden voor een optimale werkwijze. Men weet niet wat kan en hoe het werkt. Daar komt het vaak, eenvoudig gezegd, op neer. Door dezelfde software beter te gaan gebruiken, zo hebben wij in praktijk ondervonden, wordt meer rendement behaald dan door nieuwe software tools te instaleren.
Overigens praten we hierbij niet alleen over gebruikers, maar ook over systeembeheerders. Zij zijn vaak de mensen binnen relatief kleinere organisaties die het gebruik bepalen. Ze vertellen hoe het werkt, wat kan en wat niet kan. Is hun kennis over de software gering, dan is dit meteen bepalend en belemmerend voor de rest van de organisatie.
Het is niet vreemd dat systeembeheerders niet veel tijd steken in het goed leren kennen van de software. Vanzelfsprekend wordt software steeds verder gespecialiseerd. Wie als systeembeheerder werkt in een bouwbedrijf van enige omvang en niet weet hoe de voorcalculatiemodellen of projectmanagement tools werken, kan maar beter om zich heen gaan kijken. Een systeembeheerder bij een bio-tech company moet echt iets afweten van digitale diermodellen, een systeembeheerder bij een financieel adviseur over crm systemen, hypotheek rekenmodellen en pensioenberekeningen. Specialisatie is dus moeilijk, zo niet onmogelijk.
Daarbij blijkt dat meer dan 67% van de IT beslissers in organisaties aangeeft dat ze het belangrijker vindt om te investeren in nieuwe technologie dan in het verbeteren van het beheer en het gebruik van de bestaande middelen.
Software verouderd misschien, het slijt niet. Wie eenvoudige briefjes moet schrijven, kan dat nog steeds met WordPerfect 4.1. Ik besef dat er mensen zullen zijn die dit lezen en niet weten over welk product ik het nu heb. Evenmin als ik zeg dat men met Lotus 1-2-3 ooit hetzelfde kon als wat 90% van de mensen nu met de hedendaagse spreadsheets doen.
Vroeger gaven en volgden wij erg veel IT trainingen. Nu lijkt daar veel minder vraag meer naar te zijn. Iedereen weet toch zo wel hoe je met Word of Excel moet werken? Eerlijk gezegd zou je het niet zeggen, als je mensen soms bezig zag. En wie heeft niet het klagen gehoord van hen die van Office 2003 naar Office 2007 over moesten? Je zoekt je naar, en je blijft zoeken. Dat is wat je vaak hoort. En er even echt voor gaan zitten om het uit te zoeken, kunnen we niet meer. Geen tijd voor. Maar zeg er niets van: training kost allemaal teveel tijd en geld, en je moet geld verdienen. Het geld wat verloren gaat met zoeken, irritatie en een omslachtige werkwijze, negeren we daarbij voor het gemak.
De omlooptijd van software ligt veel hoger dan ooit. Aan nieuwe versies wordt gewerkt terwijl de laatste versie nog niet in de winkel ligt. We hebben steeds meer software tools naast elkaar draaien. Soms goed om even met beide benen op de grond te gaan staan.