Veel organisaties moeten data, zoals factuurgegevens of adresgegevens dubbel invoeren. De reden hiervan is vaak eenvoudig terug te voeren op een gebrek van de beschikbare uit- en invoermogelijkheden van de gebruikte applicaties. Doordat deze gegevens dubbel, of soms nog vaker, ingevoerd moeten worden, ontstaat snel dat deze gegevens niet overal even up to date zijn, of soms zelfs fout worden overgenomen. Kortom, irritatie dus en het kost ook nog eens een hoop tijd.
Sommige software leveranciers hebben suites van software pakketten ontwikkeld die naadloos gegevens kunnen uitwisselen. Met Exact software is het bijvoorbeeld mogelijk om op basis van dezelfde adresgegevens zowel facturen te adresseren als gegevens van die relatie in het CRM systeem te verwerken. Nadeel hiervan is wel dat je dan het beste alleen alle Exact modules kunt gebruiken en dat is nu net niet waar iedere organisatie op zit te wachten.
In de bouw zien we vaak dat calculators graag software van een andere leverancier gebruiken dan bijvoorbeeld de afdelingen die verantwoordelijk is voor schadeafwikkeling. Omdat de software van verschillende leveranciers die software voor de bouw ontwikkelen vaak niet of slechts heel moeizaam onderling gegevens kunnen uitwisselen, moeten bouwbedrijven, vaak noodgedwongen, kiezen voor een leverancier.
Voor grotere organisaties is dit onacceptabel. Zij hebben berekend wat het werken met software kost wanneer deze niet goed genoeg aansluit bij hun behoeften. Juist omdat de schaalgrootte een rol speelt in deze organisaties, kan het om veel geld gaan. Maar dit is dus wel een probleem.
Standaarden
Het zou natuurlijk prettig zijn wanneer producten standaarden zouden volgen zodat gegevens uitwisseling wel goed mogelijk werd. Dergelijke standaarden zijn wel opgezet, of er zijn pogingen toe ondernomen, maar er bestaan inmiddels zoveel standaarden en afgeleiden daarvan, dat men nauwelijks van een, laat staan de standaard kan praten. XML, EDI, XBRL zijn daar voorbeelden van maar veel branches hebben ook nog eens eigen standaarden ontwikkeld voor hun specifieke behoeften.
Point-to-point oplossingen
Veel software pakketten hebben wel export mogelijkheden en dat wat er wordt geëxporteerd kan dan soms toch, direct of indirect, worden geïmporteerd in een ander pakket. We noemen dit wel een point–to-point solution. Het probleem waar men daarbij regelmatig op stuit is dat de export en import regelmatig moet plaatsvinden en zelden volledig automatisch plaatsvindt. Kenmerkend is dat dit synchronisatie proces tussen slechts twee pakketten plaatsvindt. Heeft men een grote diversiteit binnen het softwarelandschap, dan zijn er veel point-to-point verbindingen nodig en ontstaat hierdoor een soort web van exports en imports tussen pakketten in waarvan het overzicht snel verloren dreigt te gaan.
Broker
Om het overzicht beter te kunnen behouden, hebben sommige organisaties een soort centrale koppelingseenheid opgezet (ook broker genaamd). Een broker is het beste op te vatten als een server die zich tussen de verschillende applicaties bevindt. De broker verandert niets aan het aantal onderlinge verbindingen, en nog steeds moet iedere vertaling van A naar B worden ontwikkeld. Maar omdat de broker een centrale plaats binnen de infrastructuur van de afzonderlijke software pakketten inneemt, komt de ondoorzichtige webstructuur te vervallen en wordt ontwikkeling, onderhoud en beheer beter mogelijk gemaakt. Alle koppelingen vinden namelijk plaats via de broker.
Enterprise application integration (EAI)
Wil men het aantal verbindingen verminderen, dat is het logisch om zorg te dragen voor zogenaamde Enterprise application integration (EAI), ook wel een Enterprise Service Bus (ESB)genaamd. Een EAI is het beste op te vatten als een systeem tussen de exports en imports in. EAI zorgt als een regelaar voor de aangesloten applicaties. Deze hoeven elkaar niet te kennen en hoeven alleen maar met de EAI te communiceren. Deze functie wordt ook wel met "application-to-application-communication" (A2A) betiteld.
Het idee achter A2A is eenvoudig: De geëxporteerde data wordt door de leverende software in de EAI geplaatst (en is daardoor ‘EAI native’ geworden) en kan vanuit de EAI worden opgehaald door de ontvangende software. Er bestaat binnen een EAI dus geen directe link meer tussen de exporterende software en de importeerde software.
Een EAI verdient vanzelfsprekend de voorkeur boven het gebruik van een broker of een point-to-point verbinding in organisaties waar regelmatig uitwisseling tussen veel verschillende pakketten plaats moet vinden. Wijzigingen van bijvoorbeeld software pakketten zijn dan veel sneller door te voeren. Het nadeel is wel dat een EAI een stuk complexer is dan een broker en zeker complexer dan een point-to-point verbinding.
Microsoft BizTalk
Microsoft BizTalk Server is een product dat als voorbeeld kan dienen voor een oplossing van het beschreven probleem. Het is namelijk te gebruiken als een broker, maar kan ook als EAI ingezet worden om integraties tussen verschillende applicaties te realiseren. Maar het kan nog meer. Microsoft BizTalk is bijvoorbeeld in staat om applicaties van verschillende vestigingen of zelfs bedrijven samen te laten werken. Daarnaast kan het voorzien in het monitoren van de heen en weer gestuurde berichten op basis van KPI’s, kan het data (berichten) combineren tot nieuwe berichten, aangeleverde data controleren op juistheid, business rules op de data loslaten, en ga zo nog maar even door. Microsoft is zeker niet de enige die een dergelijk product op de markt brengt, maar het is wel een van de bekendere producten op dit gebied.
Technische kant
De mogelijkheden van producten als Microsoft BizTalk staan en vallen natuurlijk met de mogelijkheid er externe software op aan te sluiten. Binnen BizTalk wordt in dit kader gesproken over adapters. Een adapter stelt je in staat om een systeem te integreren via BizTalk. Voor een aantal producten heeft Microsoft standaard adapters ontwikkeld. Hierdoor kun je zonder veel problemen SAP, PeopleSoft, Siebel, JD Edwards, Oracle, TIBCO, IBM Mainframes en IBM DB2 met elkaar integreren. Nieuwe adapters kunnen ook in opdracht of in eigen beheer ontwikkeld worden. Hierdoor kan zelfs eigen ontwikkelde software of sterk verouderde software gebruik gaan maken van het EAI platform.
Vanzelfsprekend ondersteunen producten als BizTalk meestal diverse methoden om met andere systemen of mensen te kunnen communiceren. Denk daarbij aan bijvoorbeeld http, FTP of SMTP.
Zinvol?
Daar waar veel verschillende systemen dezelfde data nodig hebben en deze gegevens regelmatig geupdate moeten worden, is het automatiseren van deze processen het overwegen waard. De wijze waarop dit gedaan wordt, via een point-to-point of bijvoorbeeld EAI heeft alles te maken met de te verwachten complexiteit. Laat u goed adviseren, een optimale oplossing bespaart u geld, maar een minder op uw situatie afgestemde oplossing kan juist erg veel geld gaan kosten!
