Informatiesystemen zijn soms maar moeilijk in omvang uit te drukken. Daardoor hebben opdrachtgevers moeite om bijvoorbeeld de offertes voor de ontwikkeling of het onderhoud van dergelijke systemen goed te kunnen inschatten op redelijkheid. Plat gezegd: aanbieders kunnen van alles zeggen en vragen, de opdrachtgever kan immers vaak toch niet zo goed inschatten hoeveel ontwikkeltijd er echt mee begaan zal zijn.
Om meer grip te kunnen krijgen op dergelijke trajecten kan een functiepuntenanalyse worden gebruikt. Een informatiesysteem wordt daarbij geanalyseerd en uitgedrukt in functiepunten. Een functiepunt wordt binnen deze methode als een eenheid beschouwd, zoals een afstand in meters kan worden uitgedrukt of de temperatuur in graden Celsius. De functiepuntenanalyse kan opleveren dat een te bouwen informatiesysteem 196 functiepunten omvat. De omvang van een informatiesysteem van 196 informatiepunten zegt natuurlijk veel meer over de omvang van een systeem als een waarvan men stelt dat het “best wel groot is”.
Het aantal functiepunten zegt dus iets over de omvang van het informatiesysteem en daarmee ook over de hoeveel tijd (en dus geld) het zal kosten om een dergelijk systeem te ontwikkelen of te onderhouden. Een functiepunt is immers een eenheid en van deze eenheid kan worden vastgesteld hoeveel tijd het kost deze te ontwikkelen. Veelal geeft de aanbieder aan hoeveel tijd/kosten er per functiepunt benodigd is. Hij doet dit op basis van de ervaring die hij heeft opgedaan in andere trajecten. Hiermee bepaalt hij de norm.
Als een informatiesysteem is uitgedrukt in functiepunten en gevraagd wordt aan partijen om offerte uit te brengen op basis van deze functiepunten, dan wordt het vergelijken van deze offertes een stuk eenvoudiger. We moeten echter niet vergeten dat het niet alleen om functiepunten en de bijbehorende prijs gaat. De doorlooptijd of kwaliteit van het werk, spelen bijvoorbeeld eveneens een belangrijke rol. De functiepuntenanalyse helpt dus om een deel van het vraagstuk in te kleuren, maar zeker niet alles en is daarmee dus ook niet de ‘totaal oplosser”.
Als bekend is hoeveel budget er nodig is om een functiepunt te ontwikkelen of te onderhouden, dan kan daarmee eenvoudig uitgerekend worden hoe hoog de investering wordt om een informatiesysteem te laten ontwikkelen of te onderhouden. Immers, het benodigde bedrag is het bedrag per functiepunt keer het aantal functiepunten.
Hoe nauwkeuriger functiepunten kunnen worden gedefinieerd, hoe nauwkeuriger er begroot kan worden. Het nauwkeurig in kaart brengen van de functiepunten is echter geen sinecure en in praktijk wordt voor nieuwe systemen dan ook vaak gekozen voor een globale functiepuntenanalyse. Deze levert een indicatie op, en geen exacte begroting, maar is wel een uiterst handig instrument om mee aan de slag te gaan.
Het zal meteen duidelijk zijn dat het definiëren van een functiepunt geen eenvoudige zaak is en dat dit tot eindeloze discussies zou kunnen leiden tussen bijvoorbeeld de opdrachtgever en opdrachtnemer. Willen functiepunten objectief en goed gebruikt kunnen worden, dan is het noodzakelijk dat alle partijen hiervoor dezelfde definities kunnen gebruiken en dat daarvoor dus een standaard werd opgesteld.
In 2005 is de Nesma functiepuntenanalyse methode door de ISO gecertificeerd als de officiële ISO standaard voor functiepuntenanalyses. Deze standaard, ISO/IEC 24570 genoemd, wordt in veel landen gebruikt en is algemeen erkent. Op deze methode zijn inmiddels enkele aanpassingen uitgevoerd. Men spreekt daarom van bijvoorbeeld de ISO/IEC 24570:2005 versie.
Deze Nesma functiepuntenanalyse beschrijft hoe de functionele omvang van software beschreven kan worden, hoe dat in kaart gebracht kan worden en bijvoorbeeld welke berekeningen daarbij gebruikt moeten worden.
Wanneer de functiepunten eenmaal in kaart zijn gebracht, kunnen zij ook gebruikt om naast de begroting andere functies in te kleden. Op basis van functiepunten kan bijvoorbeeld de productiviteit van het ontwikkelteam worden bepaald. Deel domweg het aantal verbrande uren door de functiepunten en vergelijk deze waarde met de norm. Ook kunnen functiepunten worden gebruikt om kwaliteitsmetingen uit te voeren. Het aantal fouten per functiepunt is immers een goede indicator voor de kwaliteit van het geleverde werk.
Daar waar men in praktijk wel eens de fout in gaat, is waar de functiepuntenanalyse wordt gebruikt als een verkapte planning. Men spreekt dan bijvoorbeeld af dat er 25 functiepunten per week gerealiseerd moeten worden. De functiepuntenanalyse is echter geen projectmanagementmethode.
Daarnaast richt de functiepuntenanalyse zich op de gegevens binnen het informatiesysteem en dan vooral op de voor gebruikers relevante functies die daarbij van toepassing zijn. We zien hiermee ook meteen de beperking van de functiepuntenanalyse: systemen die sterk proces gericht zijn, zijn met de functiepuntenanalyse veel moeilijker in kaart te brengen. De omvang van dergelijke systemen kan heel groot zijn terwijl er toch maar weinig functiepunten kunnen worden gevonden. Voor dergelijke systemen zou men daarom beter niet kunnen werken met een functiepuntenanalyse, maar met een methode die ook rekening houdt met de proces- en control aspecten van het informatiesysteem.
Mits goed gebruikt kan een functiepuntenanalyse bijdragen aan een vertrouwensband tussen de opdrachtgever en de aanbieder. Het verschaft transparantie en transparantie en vertrouwen gaan meestal hand-in-hand.
