De grens tussen werk en privé verdwijnt steeds meer. De wens of noodzaak om vanaf flexibele werkplekken te kunnen communiceren, neemt daarom toe. Maar hoe doe je dit?

Onlangs bevond ik mij met een collega in de Thalys vanuit Parijs richting Nederland. Om ons heen viel het op hoe de eerste klas was gevuld met werkende, maar vooral communicerende reizigers. E-mailen, chatten en bellen werd vanaf nagenoeg iedere werkplek veelvuldig toegepast om te kunnen communiceren met de buitenwereld. En zelf deden we niet anders.

De flexibiliteit die deze technologische middelen ons geven, is gunstig voor onszelf, voor onze opdrachtgevers en voor het thuisfront. Maar het legt meteen ook druk op organisaties om de kwaliteit en veiligheid van dergelijke verbindingen onder controle te krijgen of te houden. Om nog maar te zwijgen over de andere eisen die de flexibele werkplek met zich mee neemt, zoals het maken van betrouwbare backups, het kunnen doen van veilige creditcard betalingen of de bescherming van gevoelige gegevens indien diefstal plaatsvindt.

Een ontwikkeling die we daarom steeds meer adviseren aan organisaties die behoefte hebben aan dergelijke functionaliteiten, is die van het kiezen van een geïntegreerde communicatieoplossing bij een gespecialiseerde leverancier. Bij een geïntegreerde communicatieoplossing wordt de technologie voor data en spraak samengevoegd op een enkel platform. Dit platform wordt op basis van SLA’s beheerd door de gespecialiseerde leverancier die dit in de regel altijd beter, en vaak ook goedkoper (TCO) kan realiseren.

Het is echter niet altijd even eenvoudig gebleken om snel voor de meest optimale oplossing te kiezen. Enerzijds moet goed in kaart gebracht worden wat (ook de toekomstige) behoeften van een organisatie zijn, maar ook welke combinatiepakketten daarbij het beste aansluiten. Ook speelt de kwaliteit van de aangeboden netwerkinfrastructuur natuurlijk een belangrijke rol. Onlangs deden we opnieuw onderzoek naar deze kwaliteit in opdracht van een van onze klanten. Kon men voorheen eenvoudig deze gegevens opvragen, nu zijn er meer barrières opgeworpen die het moeilijker maken goed achter de schermen te kunnen kijken. Maar een geïntegreerde netwerkoplossing moet natuurlijk betrouwbaar zijn, van ‘best effort’ kan geen sprake meer zijn, er moeten harde garanties worden afgegeven.

De ‘Werkplek op Internet’, die door Panthera als dienst wordt aangeboden op basis van Microsoft Terminal Services, is een goed voorbeeld van bedrijfsomgevingen die overal vandaan en op ieder moment veilig en betrouwbaar te bereiken moeten zijn. Het kiezen van een infrastructurele oplossing die dit goed kan ‘dragen’ blijkt niet voor iedere aanbieder even eenvoudig te zijn. Voor een van onze klanten die op verschillende locaties in Nederland bedrijfspanden heeft staan, bleek dat een van de meest bekende leveranciers van datacommunicatielijnen maanden problemen had om dit platform goed in te regelen, terwijl andere leveranciers hier goedkopere en snellere standaard oplossingen voor op de plank hadden liggen.

Uit berekeningen door ons voor een klant uitgevoerd, bleek dat een betere bereikbaarheid en samenwerking geleverd kon worden met minder kosten, door het gehele communicatieplatform te laten leveren en beheren door een leverancier, dan door het zelf te blijven doen. Daarbij werden vanaf dat moment garanties afgegeven over de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de geleverde diensten.

Wie goed flexibel werken mogelijk wil of moet maken, doet er dus goed aan zich op de hoogte te laten brengen van de mogelijkheden van geïntegreerde communicatieoplossingen om de bekende eilandenoplossingen te voorkomen. Het biedt niet alleen vaak meer, maar hoeft daarnaast ook niet perse duurder te zijn.