Vanaf 1 januari 2012 zijn er nog meer regels van kracht voor het versturen van mailingen zoals nieuwsbrieven via e-mail. Wat is er dan veranderd?

codeemail

Het doel van de Code E-mail, zoals het reglement heet, is ontvangers vooraf duidelijk maken wat men naar hen toe wil sturen, en daar eerst toestemming voor te laten geven. Alle nieuwe regels zijn binnen deze doelstelling goed te duiden. Daar waar bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van aangekochte verzendlijsten, is de verzender nu ook verantwoordelijk geworden voor de toestemming die voor het gebruik van die e-mail adressen benodigd is. Kortom, als u gebruik maakt van een of meerdere aangekochte verzendlijsten, en u gebruikt deze om uw mailingen naar toe te sturen, dan wordt u ook geacht in te staan dat de mensen op die mailinglijst daar toestemming voor hebben gegeven. Maakt u gebruik van een dergelijke aangekochte malinglijst, dan moet u in uw mailing overigens aangeven hoe u aan dat e-mail adres bent gekomen. Dat kan door bijvoorbeeld een tekst op te nemen als “Wij hebben u dit bericht toegestuurd omdat u zich via ….. heeft aangemeld voor ….”. Daarmee ie duidelijk hoe uw organisatie aan deze e-mailadressen is gekomen.

Als u een e-mail adres van iemand krijgt, bijvoorbeeld doordat hij u een visitekaartje geeft of een e-mailtje toe heeft gestuurd, dan mag u die persoon best een e-mailtje sturen waarin u aangeeft dat deze zich kan opgeven voor uw mailing. U mag deze persoon echter niet met zijn e-mail adres zelf op de adreslijst van de mailing zetten, al staat er onder dat hij zich met een klik op de knop kan uitschrijven. En in dat bericht of op de plaats waar deze persoon zich kan aanmelden, moet u vanaf begin van 2012 ondubbelzinnig duidelijk maken wat u met deze mailing verstuurd en hoe vaak deze verschijnt. Hierdoor ontstaat er een situatie waarbij iemand, als hij kiest voor het ontvangen van uw mailing, ondubbelzinnig toestemming heeft verleend. Oftewel, hij wist goed toen hij zich hier voor opgaf, wat hij mocht verwachten. Dit wordt het principe van ondubbelzinnige toestemming genoemd en is nu verplicht.

Een zogenaamd no-reply mailadres is niet meer toegestaan. U mag dus alleen nog mailingen versturen die de mogelijkheid tot beantwoorden kennen. Het is daarmee belangrijk geworden om op reacties van ontvangers te gaan reageren want doet u dat niet, dan kan dat immers beschouwd worden als een no-reply adres. Sowieso moet het email adres herkenbaar zijn. Het moet dus duidelijk maken van welk bedrijf het komt, of van welk merk of van welke persoon. Een combinatie is nog beter en wordt aangeraden, maar is niet perse noodzakelijk. De hinderlijke ‘truck’ van een aantal verzenders om het aanmelden heel eenvoudig te maken, maar het afmelden als een soort belastingformulier, is nu ook, gelukkig voor ontvangers, aan banden gelegd. In iedere mailing moest al eerder een duidelijk zichtbare link te vinden zijn waarmee men zich zou kunnen afmelden, maar de nieuwe richtlijn luidt dat het afmeldproces zelf niet complexer mag zijn dan die voor het aanmelden. Kortom, de regels die zijn ingegaan op 1 oktober 2009 zijn nog steeds van kracht, maar zijn wel uitgebreid en enkele zaken zijn verder uitgewerkt. Wilt u weten of u voldoet aan alle regels? Op de website van de branchevereniging voor dialoogmarketing (de zogenaamde DDMA) kunt u hier meer over terugvinden. En hier vindt u een checklist  terug om het u gemakkelijker te maken.