Om je mailbox op te ruimen en de mailserver te ontlasten kun je archieven, zogenaamde ‘.pst bestanden’ aanmaken binnen Outlook.

De procedure is als volgt:

Stap 1.

Open Outlook, klik op Start -> Nieuwe Items -> Meer items -> Outlook-gegevensbestand…

pstbestand

Kies vervolgens een locatie waar je dit bestand op wilt slaan.

Geef het bestand een naam, en klik op OK.

pstlocatie

Wanneer je op OK hebt geklikt kom je weer terug bij je Inbox, aan de linkerkant zie je vervolgens je zojuist gemaakte archief.

pstoutlook

Om daadwerkelijk mails te gaan archiveren kun je mail selecteren en naar dit archief slepen.

TIP: Houdt CTRL in om meerdere mails te selecteren of Shift + klik om een hele selectie te selecteren.

Je kunt in dit archief ook nieuwe mappen aanmaken, alsof het een echte mailbox is.

Dit doe je door met rechtermuisknop op het archief te klikken en kiezen voor ‘Nieuwe map’

Let op dat wanneer een .pst bestand groot wordt (> 2GB) ze makkelijker corrupt, en dus onleesbaar raken, maak dus meerdere .pst bestanden aan, bijvoorbeeld per jaar.