Om je mailbox op te ruimen en de mailserver te ontlasten kun je archieven, zogenaamde ‘.pst bestanden’ aanmaken binnen Outlook.
De stappen die hier worden genoemd en bijhorende afbeeldingen zijn in Outlook 2019 gemaakt, maar de stappen zijn gelijk in oudere versies van Outlook zoals 2010, 2013 en 2016.
De procedure is als volgt:
Stap 1: Gegevensbestand aanmaken
Open Outlook, klik op Start → Nieuwe Items → Meer items → Outlook-gegevensbestand…
Heb je een Engelstalige versie? Klik dan op Home → New Items → More Items → Outlook data file…
Stap 2: Locatie kiezen
Kies vervolgens een locatie waar je dit bestand op wilt slaan.
Geef het bestand een naam, en klik op OK.
Stap 3: Klaar voor gebruik
Wanneer je op OK hebt geklikt kom je weer terug bij je Inbox, aan de linkerkant zie je vervolgens je zojuist gemaakte archief.
Om daadwerkelijk mails te gaan archiveren kun je mail selecteren en naar dit archief slepen.
TIP: Houdt CTRL in om meerdere mails te selecteren of Shift + klik om een hele selectie te selecteren.
Je kunt in dit archief ook nieuwe mappen aanmaken, alsof het een echte mailbox is.
Dit doe je door met rechtermuisknop op het archief te klikken en kiezen voor ‘Nieuwe map’
Let op dat wanneer een .pst bestanden groot worden (meer dan 2GB) ze makkelijker corrupt, en dus onleesbaar raken. Wanneer er een groot PST bestand is wat ook bij voorbeeld binnen OneNote wordt gesynchroniseerd dan kan dit ook het synchroniseren langzamer maken. Maak dus meerdere .pst bestanden aan, bijvoorbeeld per jaar.