Maar weinig organisaties zijn op zoek naar een unified Communications oplossing, laat staan dat ze er over beschikken. Toch kon dit wel eens de “hit” van 2012 worden.

We communiceren steeds meer, steeds vaker en steeds sneller. Daarvoor worden, naast de telefoon en e-mail, bijvoorbeeld ook SMS, Twitter, Facebook, chatprogramma’s en bijvoorbeeld voice mail gebruikt. Kortom, we maken hierbij gebruik van diverse platformen. Wie een zogenaamd multi-channel platform in zijn organisatie introduceert, doet dit waarschijnlijk omdat hij van mening is dat hiermee het mobiel werken beter mogelijk wordt gemaakt en de arbeidsproductiviteit erdoor toe kan nemen. En dat is een juiste veronderstelling!

Op dit moment gebruikt meer dan 53% van de organisaties in Nederland minimaal zes communicatie systemen. Maar bij nog niet een derde daarvan zijn deze systemen ook daadwerkelijk onderling gekoppeld.

Met een goede unified communications solution wordt de integratie van geïntegreerde voicemail met e-mail, sms en fax mogelijk gemaakt terwijl gelijktijdig de ip communicatie diensten zoals instant messaging (chatten), IP-telefonie, delen van data, videoconferencing, call control en stemherkenning mogelijk wordt gemaakt. In feite is een unified communication solution dus een set van ‘sloten’ die met een eenduidige interface het mogelijk maakt om met verschillende apparaten, platformen en media types te kunnen werken.

Unified communication maakt het, door haar integratie van de diverse communicatie platformen, bijvoorbeeld mogelijk om hetzelfde bericht te ontvangen op verschillende apparaten zodat een SMS ook als mail, in de chatbox of bijvoorbeeld als voice mail wordt aangeboden. Sommige systemen houden zelfs bij hoe iemand op een bepaald moment verbonden is (zogenaamde “online presence”) en bieden het inkomende bericht daar op aan. Dus, wordt er ingesproken op voice mail en werkt men achter een pc, dan verschijnt de voice mail als mailbericht via de e-mail.

Kortom, een unified Communications solution is als een slimme tolk tussen de diverse “computer-based” en “niet-computer-based” communicatie platformen binnen een organisatie. Het kan automatisch, afhankelijk van enkele randvoorwaarden, de juiste communicatievorm kiezen zodat de communicatie tussen mensen, tussen mens en apparaat en apparaten zo efficiënt mogelijk kan plaatsvinden. Een ontwikkeling waarvan wij verwachten dat dit in de komende drie jaar gemeengoed wordt.