Organisaties volgen duidelijke koers: wat hebben we nu echt nodig en kan het niet met minder? Steeds vaker worden consultants van Panthera gevraagd onderzoek te doen naar de werkelijke behoefte van organisaties voorzien van een aanbeveling van hulpmiddelen die daar zo goed mogelijk bij aansluiten maar ook niets meer te bieden hebben. Wat is er aan de hand?
Zolang Panthera bestaat, nu al meer dan zestien jaar, houden we ons bezig met wat we het IT-Business-Alignment noemen. Oftewel, het zoeken naar de meest optimale aansluiting tussen IT en de werkprocessen binnen een organisatie. Het is dan ook niet vreemd dat wij regelmatig worden gevraagd onderzoek te doen naar producten en diensten. De aard van deze vraag wijzigt echter wel op gezette momenten. Nu is dat weer zo. Vooral gedreven door de recessie.
I
n bepaalde perioden van ons bestaan werd ons vaak de vraag gesteld wat bepaalde nieuwe technologie voor de desbetreffende organisatie zou kunnen gaan betekenen. Er was dus iets nieuws, en we moesten onderzoeken of dat gebruikt zou kunnen worden, en zo ja, hoe het meest optimaal.
Op dit moment, waarbij veel organisaties nog nadrukkelijker moeten toezien op wat ze uitgeven en hoe ze te werk gaan, wordt ons vooral gevraagd om te kijken wat minimaal nodig is om goed in de markt te kunnen (blijven) opereren. Interessant is bijvoorbeeld om te zien dat de markt van mobiele telefonie erg snel gaat en dat er bijvoorbeeld steeds geavanceerdere apparaten worden uitgebracht met nog meer mogelijkheden dan ooit. Maar bij de vraag naar de keuze van een nieuw apparaat als vervanging van de mobiele telefoon wordt ons juist steeds vaker gevraagd of het gebruik van de complexere PDA nog wel zo hard nodig is.
Deze ontwikkeling vormt de basis voor een fundamentele discussie binnen organisaties over hoe ze willen werken. Stonden ooit de mogelijkheden aan de basis van de manier van werken, nu wordt meer gekeken naar de gewenste manier van werken en welke middelen daar dan het beste bij aansluiten. Technologie verandert organisaties in deze markt misschien minder dan voorheen, maar ze ondersteunt ze wel beter dan voorheen, is onze mening.
Managers van een middelgroot advieskantoor lieten wij onlangs onafhankelijk van elkaar een memo opstellen waarin zij de vraag moesten beantwoorden hoe zij aankeken tegen het gebruik van e-mail in het kader van een nieuw aan te schaffen mobiele telefoon. Een apparaat waar naar aanleiding van dat onderzoek dan wel of geen synchronisatie met e-mail op zou moeten komen. Zij waren vrij unaniem in hun opmerkingen. E-mail zou bij voorkeur twee tot drie keer per dag gelezen en beantwoord moeten worden. Men onderbouwde deze stelling vrij grondig en nauwkeurig, terug te voeren op het voorkomen van nodeloze onderbrekingen, het voorkomen van concentratieverlies en faciliteren dat men niet te snel reageerr, maar eerst langer nadenkt. Men vond dat de PDA daarom vervangen zou moeten worden door een kleine mobiele telefoon met lange accuduur en juist (opzettelijk) niet voorzien zou moeten worden van een e-mail mogelijkheid. Ook toen we aangaven dat de kosten voor een apparaat met of zonder een dergelijke funbctionaliteit gelijk zou blijven, weken zij niet van dit standpunt af. "Geef mensen maar webmail toegang, dat is meer dan genoeg", zo werd gesteld. Dat ontnam personeelsleden om tijdens vergaderingen of bezoeken aan klanten even snel hun e-mail te lezen. Beter door minder dus.
Dit beleid en deze standpunten komen we de laatste tijd steeds vaker tegen. Logisch, want iedere manager heeft geleerd dat in moeilijke tijden het vereenvoudigen van systemen en werkprocessen betekent dat zaken beter overzien kunnen worden, er minder fouten worden gemaakt en dat dit tevens kosten besparen kan. Maar wat een vereenvoudiging lijkt te zijn, kan ook een verlies van belangrijke functionaliteit inhouden. Eenmaal kwijtgeraakte functionaliteit kan op zich leiden tot problemen die op zich weer gecompenseerd moeten worden. En dat compenseren leidt dan niet zelden weer tot een zekere mate van (vaak minder beheersbare) complexiteit die relatief duur kan worden. Slechter door minder dus.
Het is goed zich af te vragen wat nu echt nodig is, door zich te richten op de vraag hoe men het beste kan werken. Als het uitgangspunt is, minder functionaliteit zodat bezuinigd kan worden, dan hoeft dit niet verkeerd te zijn als men overtuigd is dat die "extra functionaliteit" feitelijk altijd al overbodig was. Maar wees gewaarschuwd; was dat niet zo, dan zal het verlies ven benodigde functionaliteit een dure kostenpost kunnen worden.
